Ketika perusahaan mempertimbangkan outsourcing, kebutuhan yang ingin diselesaikan sebenarnya tidak selalu sama.

Ada perusahaan yang membutuhkan Network Engineer untuk menjaga infrastruktur jaringan. Ada yang membutuhkan Software Engineer untuk memperkuat pengembangan aplikasi. Sementara perusahaan lain justru menghadapi ribuan dokumen, transaksi, atau aktivitas administratif yang harus diproses setiap hari.

Semua kebutuhan tersebut dapat melibatkan pihak eksternal, tetapi model outsourcing yang digunakan berbeda.

IT outsourcing berfokus pada fungsi dan kebutuhan teknologi. Business Process Outsourcing (BPO) berfokus pada proses bisnis yang perlu dijalankan secara konsisten berdasarkan standar tertentu.

Memahami perbedaannya membantu perusahaan menentukan model outsourcing berdasarkan masalah yang ingin diselesaikan, bukan sekadar berdasarkan kebutuhan manpower.

Apa Perbedaan IT Outsourcing dan BPO?

Perbedaan paling mendasar antara keduanya terdapat pada objek yang dialihdayakan.

Dalam IT outsourcing, perusahaan biasanya membutuhkan kompetensi atau fungsi teknologi tertentu.

Misalnya, perusahaan membutuhkan engineer untuk mengelola jaringan, mengembangkan aplikasi, membangun infrastruktur data, atau mendukung operasional IT.

Dalam BPO, kebutuhan dimulai dari sebuah proses.

Perusahaan memiliki pekerjaan dengan input, workflow, output, volume, dan standar tertentu yang ingin dijalankan oleh provider.

Sebagai contoh, perusahaan perlu memproses ribuan dokumen setiap bulan berdasarkan prosedur yang telah ditentukan. Kebutuhan tersebut lebih dekat dengan model BPO dibanding IT outsourcing.

Secara sederhana:

IT Outsourcing = fokus pada fungsi teknologi.

BPO = fokus pada proses bisnis.

Bagaimana Cara Kerja IT Outsourcing?

IT outsourcing memungkinkan perusahaan menggunakan dukungan teknologi dari provider eksternal berdasarkan kebutuhan yang telah ditentukan.

Modelnya dapat berbeda-beda.

Engineer dapat ditempatkan untuk mendukung aktivitas operasional, bergabung dengan tim existing, menangani proyek tertentu, atau memberikan dukungan di lokasi perusahaan.

Contohnya, sebuah perusahaan memiliki tim IT internal tetapi sedang melakukan ekspansi ke beberapa kota.

Perusahaan tersebut membutuhkan Network Engineer untuk melakukan deployment dan memastikan jaringan di setiap lokasi dapat terhubung dengan sistem pusat.

Dalam kondisi tersebut, IT outsourcing digunakan untuk memenuhi kebutuhan teknis yang spesifik.

Perusahaan tetap dapat memegang governance, architecture, policy, serta keputusan teknologi utama.

Bagaimana Cara Kerja BPO?

BPO menggunakan pendekatan yang berbeda.

Alih-alih memulai dari posisi yang dibutuhkan, pembahasannya dimulai dari proses yang ingin dijalankan.

Misalnya sebuah perusahaan memiliki aktivitas verifikasi dengan volume 20.000 data setiap bulan.

Provider dan perusahaan perlu menentukan bagaimana data diterima, apa yang harus diverifikasi, bagaimana menangani data yang tidak sesuai, berapa target penyelesaian, serta bagaimana kualitas diukur.

Setelah workflow disepakati, provider menjalankan proses berdasarkan SOP, KPI, dan Service Level Agreement (SLA).

Artinya, fokus utama BPO bukan sekadar siapa yang bekerja, tetapi apakah proses menghasilkan output sesuai standar yang telah ditentukan.

IT Outsourcing Lebih Cocok untuk Kebutuhan Seperti Apa?

IT outsourcing relevan ketika masalah perusahaan berkaitan dengan kapabilitas atau kapasitas teknologi.

Misalnya, perusahaan membutuhkan dukungan untuk:

• pengelolaan jaringan dan infrastruktur
• software development
• data engineering
• system implementation
• IT maintenance
• technical support
• deployment teknologi di berbagai lokasi

Kebutuhannya dapat bersifat project-based maupun berlangsung dalam periode yang lebih panjang.

IT outsourcing juga dapat digunakan untuk melengkapi tim internal.

Perusahaan tidak harus menyerahkan seluruh fungsi teknologi kepada vendor. Engineer outsourcing dapat ditempatkan pada area tertentu sementara internal tetap memegang bagian teknologi yang dianggap strategis.

BPO Lebih Cocok untuk Kebutuhan Seperti Apa?

BPO lebih relevan ketika tantangan perusahaan berada pada volume dan konsistensi proses operasional.

Contohnya ketika ribuan aktivitas administratif harus diselesaikan setiap hari atau setiap bulan.

Beberapa proses yang dapat dipertimbangkan antara lain data processing, document processing, transaction support, administrative operation, verification support, database maintenance, dan aktivitas back office lainnya.

Indikator utamanya bukan apakah pekerjaan tersebut “mudah” atau “sulit”.

Yang lebih penting adalah apakah proses dapat dijelaskan dengan jelas, distandardisasi, memiliki volume yang cukup, serta dapat diukur hasilnya.

Jika karakteristik tersebut terpenuhi, perusahaan dapat mengevaluasi apakah proses tersebut lebih efektif dijalankan secara internal atau melalui BPO.

Perbandingan IT Outsourcing dan BPO

Perbedaan ini penting terutama ketika perusahaan mulai menyusun Request for Proposal (RFP) atau berdiskusi dengan vendor.

Requirement yang tidak tepat dapat menghasilkan model layanan yang tidak sesuai dengan masalah sebenarnya.

Bagaimana Mengetahui Perusahaan Membutuhkan IT Outsourcing atau BPO?

Cara paling sederhana adalah melihat pertanyaan pertama yang muncul dari kebutuhan bisnis.

Jika pertanyaannya:

“Kami membutuhkan engineer dengan kompetensi tertentu untuk mengerjakan kebutuhan ini.”

Maka kebutuhan tersebut kemungkinan lebih dekat dengan IT outsourcing.

Namun jika pertanyaannya:

“Kami memiliki ribuan aktivitas ini setiap bulan dan membutuhkan proses yang dapat menyelesaikannya sesuai SLA.”

Maka model BPO kemungkinan lebih relevan.

Perbedaannya terlihat kecil, tetapi sangat menentukan desain layanan.

Pada kasus pertama, fokus utama berada pada kompetensi dan scope pekerjaan.

Pada kasus kedua, fokusnya berada pada proses, kapasitas, kualitas, dan output.

Apakah IT Outsourcing dan BPO Bisa Digunakan Bersamaan?

Bisa.

Bahkan pada organisasi dengan skala operasional besar, kedua model tersebut dapat saling melengkapi.

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki proses transaksi dengan volume tinggi.

Dari sisi operasional, perusahaan dapat menggunakan BPO untuk menjalankan proses verifikasi dan administrasi transaksi.

Namun proses tersebut bergantung pada aplikasi, database, dan jaringan yang harus tersedia setiap saat.

Pada sisi teknologi, perusahaan dapat menggunakan IT outsourcing untuk mendukung sistem yang digunakan oleh operasi tersebut.

Dalam kondisi seperti ini, BPO menangani business process, sedangkan IT outsourcing mendukung technology layer.

Keduanya memiliki tanggung jawab berbeda tetapi mendukung objective bisnis yang sama.

Contoh Penerapan IT Outsourcing dan BPO dalam Satu Perusahaan

Misalnya sebuah perusahaan memiliki puluhan titik operasional di Indonesia.

Setiap lokasi menggunakan aplikasi terpusat untuk menjalankan transaksi.

Perusahaan menghadapi dua kebutuhan.

Pertama, jaringan dan perangkat pada setiap lokasi harus tersedia agar aplikasi dapat digunakan. Untuk kebutuhan ini, perusahaan dapat menggunakan dukungan Network Engineer melalui IT outsourcing.

Kedua, transaksi yang masuk menghasilkan dokumen dan data yang harus diverifikasi setiap hari. Untuk kebutuhan tersebut, perusahaan dapat menggunakan BPO untuk document dan data processing.

Jika terjadi masalah jaringan, tim IT menangani technology incident.

Jika volume dokumen meningkat, kapasitas BPO disesuaikan berdasarkan kebutuhan proses.

Dengan pembagian seperti ini, perusahaan memiliki ownership yang lebih jelas terhadap masing-masing fungsi.

Bagaimana Governance Jika Menggunakan Keduanya?

Menggunakan beberapa model outsourcing membutuhkan governance yang jelas.

Perusahaan perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab ketika terjadi masalah yang melibatkan lebih dari satu fungsi.

Misalnya tim BPO tidak dapat menjalankan pekerjaan karena aplikasi tidak dapat diakses.

Apakah masalah berada pada sistem, jaringan, atau proses?

Tanpa escalation matrix, kedua pihak dapat saling menunggu sementara operasional berhenti.

Karena itu, perusahaan perlu memiliki mekanisme incident handling yang menjelaskan tanggung jawab setiap fungsi.

SLA juga perlu dirancang agar tidak berdiri sendiri.

Jika proses BPO memiliki target penyelesaian tertentu, availability dari sistem yang mendukung pekerjaan tersebut perlu ikut dipertimbangkan.

Dengan governance yang terintegrasi, teknologi dan operasional dapat bekerja sebagai satu ekosistem.

Jangan Memilih Model Outsourcing Hanya Berdasarkan Harga

Salah satu kesalahan dalam procurement outsourcing adalah membandingkan provider hanya berdasarkan harga per person.

Pendekatan tersebut belum tentu memberikan gambaran mengenai biaya sebenarnya.

Untuk IT outsourcing, perusahaan perlu mempertimbangkan kompetensi yang dibutuhkan, complexity pekerjaan, coverage lokasi, model penempatan, hingga support yang diperlukan.

Sementara dalam BPO, perusahaan perlu melihat volume, productivity, quality requirement, SLA, technology support, serta governance.

Karena itu, evaluasi sebaiknya melihat total value dari model layanan, bukan hanya biaya manpower.

Harga yang lebih rendah tidak selalu menghasilkan biaya operasional yang lebih rendah jika proses akhirnya memiliki banyak error, backlog, atau membutuhkan rework.

Mulai dari Business Problem, Bukan Jenis Outsourcing

Sebelum menentukan model layanan, perusahaan sebaiknya mengidentifikasi masalah yang ingin diselesaikan terlebih dahulu.

Apakah bottleneck terjadi karena kekurangan kompetensi teknologi?

Apakah workload operasional meningkat?

Apakah perusahaan membutuhkan engineer di banyak lokasi?

Apakah proses administratif terlalu banyak?

Apakah ada backlog?

Apakah perusahaan membutuhkan kapasitas tambahan untuk proyek tertentu?

Jawaban terhadap pertanyaan tersebut akan membantu menentukan apakah kebutuhan lebih sesuai menggunakan IT outsourcing, BPO, atau kombinasi keduanya.

Pendekatan seperti ini membuat outsourcing menjadi bagian dari operating strategy, bukan sekadar keputusan pengadaan tenaga kerja.

IT Outsourcing dan BPO Bersama KSPS

KSPS (PT Karya Solusi Prima Sejahtera) menyediakan layanan IT Outsourcing dan Business Process Outsourcing untuk mendukung kebutuhan teknologi maupun proses operasional perusahaan.

Untuk kebutuhan IT, KSPS dapat membantu perusahaan memenuhi berbagai posisi engineer, termasuk Network Engineer, Software Engineer, dan Data Engineer, berdasarkan kompetensi dan scope pekerjaan yang dibutuhkan.

Sementara untuk BPO, model layanan dapat disusun berdasarkan proses, volume pekerjaan, manpower, workflow, KPI, SLA, dan kebutuhan operasional perusahaan.

Dengan dukungan penempatan di lebih dari 50 kota di Indonesia, KSPS juga dapat mendukung kebutuhan perusahaan yang memiliki operasional tersebar di berbagai wilayah.

Pendekatan tersebut memungkinkan perusahaan memilih model berdasarkan masalah yang ingin diselesaikan: resource-based untuk kebutuhan teknologi atau process-based untuk kebutuhan operasional.

FAQ

Apa perbedaan IT outsourcing dan BPO?

IT outsourcing berfokus pada kebutuhan teknologi seperti engineer, pengembangan sistem, atau infrastruktur IT. BPO berfokus pada pelaksanaan proses bisnis berdasarkan workflow, volume, KPI, dan SLA tertentu.

Apakah BPO termasuk IT outsourcing?

Tidak selalu. BPO dapat mencakup proses non-IT seperti administrasi, document processing, transaction support, dan fungsi back office lainnya. IT outsourcing secara khusus berkaitan dengan kebutuhan teknologi.

Apakah perusahaan dapat menggunakan IT outsourcing dan BPO sekaligus?

Bisa. Perusahaan dapat menggunakan IT outsourcing untuk mendukung technology layer dan BPO untuk menjalankan business process. Keduanya dapat digunakan secara bersamaan dengan pembagian tanggung jawab yang jelas.

Bagaimana memilih antara IT outsourcing dan BPO?

Mulailah dari kebutuhan perusahaan. Jika membutuhkan kompetensi atau fungsi teknologi tertentu, IT outsourcing lebih relevan. Jika membutuhkan pengelolaan proses berulang berdasarkan volume dan target layanan, BPO dapat lebih sesuai.

Apakah KSPS menyediakan IT outsourcing dan BPO?

Ya. KSPS menyediakan layanan IT outsourcing untuk berbagai kebutuhan teknologi serta Business Process Outsourcing yang dapat disesuaikan dengan proses operasional perusahaan.

IT outsourcing dan BPO sama-sama melibatkan provider eksternal, tetapi keduanya menyelesaikan jenis masalah yang berbeda.

IT outsourcing menjawab kebutuhan kapabilitas teknologi. BPO menjawab kebutuhan pengelolaan proses.

Perbedaan tersebut membuat perusahaan perlu memahami business problem terlebih dahulu sebelum menentukan model kerja sama.

Dalam beberapa kondisi, perusahaan hanya membutuhkan salah satunya. Namun ketika operasional bisnis dan teknologi saling bergantung dalam skala besar, kombinasi IT outsourcing dan BPO dapat membentuk struktur yang lebih komprehensif.

Yang terpenting adalah memastikan setiap fungsi memiliki scope, ownership, KPI, SLA, dan escalation process yang jelas.

KSPS menyediakan layanan IT Outsourcing dan Business Process Outsourcing yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hubungi KSPS untuk mendiskusikan kebutuhan engineer, proses operasional, coverage lokasi, serta model outsourcing yang paling sesuai dengan bisnis Anda.