Memenuhi kebutuhan tenaga kerja bukan hanya persoalan menemukan kandidat untuk mengisi posisi yang sedang kosong. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa talenta yang direkrut memiliki kompetensi yang sesuai, dapat mendukung operasional, dan mampu berkembang mengikuti kebutuhan bisnis.

Tantangan tersebut semakin terasa ketika perusahaan membutuhkan tenaga kerja dengan keahlian khusus, menghadapi perubahan kebutuhan organisasi, atau harus mengisi beberapa posisi dalam waktu yang berdekatan.

Proses rekrutmen yang hanya berfokus pada kebutuhan mendesak berisiko membuat perusahaan terus mengulang pencarian kandidat tanpa memiliki persiapan tenaga kerja untuk jangka panjang.

Karena itu, perusahaan membutuhkan talent acquisition strategy yang terencana.

Talent acquisition strategy membantu organisasi mengidentifikasi kebutuhan kompetensi, membangun sumber kandidat, menyusun proses seleksi, dan mengevaluasi efektivitas pemenuhan tenaga kerja.

Pendekatan ini tidak hanya mempertimbangkan berapa banyak posisi yang berhasil diisi, tetapi juga apakah keputusan perekrutan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan dapat mendukung keberlanjutan organisasi.

Apa Itu Talent Acquisition Strategy?

Talent acquisition strategy adalah pendekatan terencana untuk mengidentifikasi, menarik, menilai, dan memperoleh talenta yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik untuk kebutuhan saat ini maupun masa depan.

Berbeda dari proses rekrutmen yang umumnya dimulai ketika terdapat posisi kosong, talent acquisition memiliki cakupan lebih luas.

Strategi ini dapat melibatkan perencanaan tenaga kerja, pemetaan kompetensi, pengembangan employer branding, talent sourcing, pembangunan talent pipeline, hingga evaluasi kualitas perekrutan.

Sebagai contoh, perusahaan yang berencana mengembangkan layanan digital mungkin perlu memetakan kebutuhan tenaga IT sebelum membuka posisi baru.

Dengan mengetahui kompetensi yang dibutuhkan lebih awal, perusahaan dapat menentukan apakah kebutuhan tersebut akan dipenuhi melalui rekrutmen eksternal, pengembangan karyawan internal, atau model penyediaan tenaga kerja lainnya.

Artinya, talent acquisition bukan sekadar aktivitas administratif untuk menerima lamaran, melainkan bagian dari perencanaan sumber daya manusia yang terhubung dengan strategi bisnis.

Apa Perbedaan Talent Acquisition dan Recruitment?

Talent acquisition dan recruitment saling berkaitan, tetapi memiliki fokus yang berbeda.

Recruitment atau rekrutmen merupakan proses mencari dan memilih kandidat untuk mengisi kebutuhan posisi tertentu.

Sementara itu, talent acquisition mencakup proses yang lebih strategis, termasuk mempersiapkan kebutuhan talenta sebelum posisi dibuka.

Perbedaan tersebut tidak berarti recruitment dan talent acquisition harus dijalankan secara terpisah.

Recruitment merupakan salah satu bagian dari talent acquisition. Proses rekrutmen yang baik tetap dibutuhkan agar strategi talent acquisition dapat menghasilkan tenaga kerja yang sesuai.

Mengapa Talent Acquisition Strategy Penting bagi Perusahaan?

Perusahaan membutuhkan strategi talent acquisition karena kebutuhan tenaga kerja dapat berubah seiring perkembangan bisnis, teknologi, dan struktur organisasi.

Berikut beberapa alasan mengapa strategi ini perlu direncanakan.

1. Membantu Perusahaan Mengantisipasi Kebutuhan Kompetensi

Perencanaan talent acquisition memungkinkan perusahaan mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan sebelum terjadi kekurangan tenaga kerja.

Sebagai contoh, rencana implementasi sistem baru dapat menimbulkan kebutuhan terhadap tenaga IT dengan kemampuan tertentu.

Jika kebutuhan tersebut diketahui lebih awal, perusahaan memiliki waktu untuk menentukan pendekatan pemenuhannya.

2. Mengurangi Ketergantungan pada Rekrutmen Mendadak

Rekrutmen yang dilakukan secara mendesak dapat membatasi waktu untuk melakukan pencarian dan evaluasi kandidat.

Dengan talent pipeline yang terkelola, perusahaan memiliki sumber kandidat potensial yang dapat dihubungi ketika kebutuhan muncul.

Namun, keberadaan talent pipeline tidak menjamin kandidat selalu tersedia atau bersedia menerima penawaran.

3. Mendukung Kesesuaian Kompetensi dengan Pekerjaan

Strategi talent acquisition membantu perusahaan menyusun kriteria kompetensi berdasarkan kebutuhan pekerjaan yang sebenarnya.

Hal ini penting agar seleksi tidak hanya berfokus pada gelar, pengalaman, atau jabatan sebelumnya, tetapi juga kemampuan yang relevan dengan tugas.

4. Memperkuat Pengalaman Kandidat

Proses perekrutan yang terstruktur membantu kandidat memahami tahapan seleksi, ekspektasi pekerjaan, dan informasi mengenai perusahaan.

Komunikasi yang jelas juga dapat membantu organisasi membangun hubungan profesional dengan kandidat, termasuk mereka yang belum terpilih.

5. Mendukung Pertumbuhan Bisnis

Ketika perusahaan membuka cabang, menjalankan proyek baru, atau mengembangkan layanan, kebutuhan tenaga kerja dapat meningkat.

Talent acquisition strategy membantu menyelaraskan rencana pemenuhan tenaga kerja dengan prioritas operasional dan kemampuan organisasi.

8 Talent Acquisition Strategy yang Dapat Diterapkan Perusahaan

Tidak ada satu strategi yang selalu sesuai untuk seluruh organisasi.

Pendekatan yang dipilih perlu mempertimbangkan kebutuhan kompetensi, kondisi pasar tenaga kerja, kapasitas tim HR, dan rencana bisnis.

1. Menyelaraskan Talent Acquisition dengan Workforce Planning

Strategi talent acquisition sebaiknya dimulai dari pemahaman terhadap kebutuhan tenaga kerja.

HR perlu bekerja sama dengan pimpinan fungsi bisnis untuk mengetahui posisi yang dibutuhkan, waktu pemenuhan, serta kompetensi yang diperlukan.

Informasi yang dapat dipetakan antara lain:

• Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
• Jenis pekerjaan dan tanggung jawab
• Kompetensi teknis dan nonteknis
• Lokasi penempatan
• Periode kebutuhan tenaga kerja
• Prioritas posisi berdasarkan dampaknya terhadap operasional

Pemetaan ini membantu perusahaan membedakan kebutuhan mendesak dengan kebutuhan yang masih dapat dipersiapkan.

2. Menyusun Job Profile Berbasis Kompetensi

Deskripsi pekerjaan perlu menjelaskan tanggung jawab dan kemampuan yang benar-benar diperlukan.

Perusahaan dapat membedakan persyaratan wajib dengan kompetensi tambahan yang masih dapat dikembangkan.

Pendekatan skills-based hiring membantu perusahaan menilai kemampuan kandidat yang relevan dengan pekerjaan, bukan hanya menggunakan latar belakang pendidikan atau riwayat jabatan sebagai indikator utama.

Sebagai contoh, untuk posisi IT Support, perusahaan dapat menilai kemampuan troubleshooting, pemahaman sistem operasi, komunikasi pengguna, dan penanganan tiket.

Penggunaan tes atau simulasi pekerjaan perlu dirancang secara relevan, konsisten, dan proporsional terhadap posisi yang dilamar.

3. Mengembangkan Employer Branding yang Kredibel

Employer branding berkaitan dengan bagaimana perusahaan mengomunikasikan identitasnya sebagai tempat bekerja.

Informasi mengenai budaya kerja, peluang pengembangan, nilai organisasi, dan pengalaman karyawan dapat membantu kandidat memahami lingkungan kerja yang ditawarkan.

Namun, komunikasi employer branding perlu sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Janji yang tidak sejalan dengan pengalaman karyawan berisiko menimbulkan ketidaksesuaian ekspektasi setelah proses perekrutan selesai.

4. Membangun Talent Pipeline

Talent pipeline adalah kumpulan kandidat potensial yang telah diidentifikasi dan dapat dipertimbangkan untuk kebutuhan perekrutan di masa depan.

Kandidat dalam pipeline dapat berasal dari proses seleksi sebelumnya, referensi profesional, komunitas keahlian, atau kegiatan pengembangan hubungan dengan calon kandidat.

Perusahaan dapat mengelompokkan kandidat berdasarkan bidang keahlian, tingkat pengalaman, lokasi, dan minat terhadap peluang kerja.

Agar tetap relevan, informasi kandidat perlu diperbarui secara berkala dan dikelola sesuai ketentuan perlindungan data yang berlaku.

5. Mengoptimalkan Talent Sourcing

Talent sourcing merupakan aktivitas mencari dan mengidentifikasi kandidat yang berpotensi memenuhi kebutuhan perusahaan.

Sumber kandidat dapat berasal dari berbagai kanal, seperti:

• Situs lowongan pekerjaan
• Platform profesional
• Employee referral
• Komunitas industri atau profesi
• Kerja sama dengan institusi pendidikan
• Database kandidat internal
• Mitra penyedia tenaga kerja sesuai kebutuhan

Perusahaan sebaiknya tidak hanya menilai jumlah kandidat yang diperoleh dari setiap kanal.

Kualitas kesesuaian kandidat, efektivitas proses seleksi, dan kebutuhan biaya juga perlu dipertimbangkan.

6. Meningkatkan Kolaborasi HR dan Hiring Manager

Proses talent acquisition membutuhkan kesepahaman antara HR dan pengguna tenaga kerja.

Hiring manager berperan dalam menjelaskan kebutuhan pekerjaan, menentukan kompetensi prioritas, serta menilai kemampuan kandidat.

Sementara itu, HR berperan dalam mengelola proses pencarian, seleksi, komunikasi, dan koordinasi perekrutan.

Kolaborasi yang baik dapat dimulai melalui diskusi sebelum lowongan dipublikasikan.

Dalam diskusi tersebut, kedua pihak dapat menyepakati kriteria kandidat, metode penilaian, jadwal seleksi, dan mekanisme pengambilan keputusan.

7. Menggunakan Proses Seleksi yang Terstruktur

Seleksi yang terstruktur membantu perusahaan menilai kandidat berdasarkan kriteria yang konsisten.

Pendekatan yang dapat digunakan meliputi wawancara berbasis kompetensi, tes keterampilan, studi kasus, atau simulasi pekerjaan yang relevan.

Setiap metode perlu disesuaikan dengan tanggung jawab posisi.

Sebagai contoh, kandidat untuk peran customer support dapat dinilai melalui simulasi komunikasi dengan pengguna, sedangkan kandidat untuk posisi teknis dapat diberikan studi kasus troubleshooting.

Proses seleksi juga perlu memperhatikan perlakuan yang adil terhadap kandidat dan menghindari persyaratan yang tidak relevan dengan pekerjaan.

8. Mengevaluasi Hasil Perekrutan dan Memperbaiki Proses

Talent acquisition strategy perlu dievaluasi menggunakan data.

Perusahaan dapat memantau durasi perekrutan, efektivitas sumber kandidat, kesesuaian kompetensi, serta hasil evaluasi setelah kandidat bergabung.

Evaluasi tersebut membantu perusahaan mengetahui tahapan yang berjalan baik dan area yang memerlukan perbaikan.

Sebagai contoh, apabila banyak kandidat tidak memenuhi persyaratan pada tahap awal, perusahaan perlu meninjau kembali kejelasan job profile atau sumber pencarian kandidat.

Jika kandidat yang telah diterima sering mengalami ketidaksesuaian ekspektasi, perusahaan dapat mengevaluasi komunikasi pekerjaan dan proses onboarding.

Bagaimana Tahapan Menyusun Talent Acquisition Strategy?

Strategi talent acquisition dapat dirancang melalui tahapan yang terhubung dari perencanaan hingga evaluasi.

Alur Talent Acquisition Strategy

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis dan Tenaga Kerja

Perusahaan memetakan kebutuhan posisi, kompetensi, jumlah tenaga kerja, dan waktu pemenuhan.

↓

2. Penyusunan Job Profile dan Kriteria Kandidat

HR dan hiring manager menyepakati tanggung jawab pekerjaan serta kompetensi yang diperlukan.

↓

3. Penentuan Sumber Kandidat

Perusahaan memilih kanal sourcing, membangun talent pipeline, dan menentukan pendekatan komunikasi kandidat.

↓

4. Screening dan Seleksi

Kandidat dievaluasi melalui metode yang relevan dengan kebutuhan pekerjaan.

↓

5. Penawaran dan Proses Perekrutan

Perusahaan menyampaikan penawaran, menyelesaikan administrasi yang diperlukan, dan mempersiapkan proses bergabung.

↓

6. Onboarding dan Evaluasi Awal

Karyawan baru memperoleh orientasi serta dukungan untuk memahami peran dan lingkungan kerja.

↓

7. Evaluasi Efektivitas Talent Acquisition

Perusahaan meninjau hasil perekrutan, kualitas kandidat, durasi proses, dan masukan dari hiring manager.

Tahapan tersebut dapat disesuaikan berdasarkan struktur organisasi dan kompleksitas kebutuhan tenaga kerja.

Bagaimana Cara Mengukur Keberhasilan Talent Acquisition Strategy?

Keberhasilan talent acquisition tidak cukup dinilai dari jumlah posisi yang berhasil diisi.

Perusahaan perlu menggunakan beberapa indikator untuk memahami kecepatan, efektivitas, dan kualitas proses perekrutan.

Contoh Perhitungan Cost per Hire

Cost per hire dapat membantu perusahaan memahami penggunaan biaya dalam proses perekrutan.

Rumus Cost per Hire:

Cost per Hire = Total Biaya Rekrutmen ÷ Jumlah Karyawan yang Direkrut

Contoh Perhitungan:

Sebuah perusahaan mengeluarkan total biaya rekrutmen sebesar Rp60.000.000 selama satu periode dan berhasil merekrut 12 karyawan.

Perhitungannya:

Cost per Hire = Rp60.000.000 ÷ 12

Cost per Hire = Rp5.000.000

Artinya, rata-rata biaya perekrutan per karyawan pada periode tersebut adalah Rp5.000.000.

Angka ini merupakan ilustrasi perhitungan, bukan standar biaya rekrutmen atau tarif layanan KSPS.

Agar hasil pengukuran dapat dibandingkan, perusahaan perlu menggunakan definisi komponen biaya yang konsisten dari satu periode ke periode berikutnya.

Mengapa Quality of Hire Perlu Diperhatikan?

Proses perekrutan yang cepat belum tentu menghasilkan kandidat yang sesuai.

Quality of hire dapat dievaluasi melalui beberapa aspek, seperti kesesuaian kompetensi, pencapaian ekspektasi pekerjaan, feedback manajer, dan keberlanjutan masa kerja.

Namun, perusahaan perlu berhati-hati dalam menafsirkan hasilnya.

Kinerja karyawan setelah bergabung tidak hanya dipengaruhi kualitas seleksi, tetapi juga onboarding, dukungan manajer, lingkungan kerja, dan ketersediaan resource.

Karena itu, quality of hire sebaiknya digunakan sebagai indikator evaluasi bersama, bukan satu-satunya dasar penilaian terhadap tim rekrutmen.

Tantangan Talent Acquisition yang Sering Dihadapi Perusahaan

Pelaksanaan talent acquisition dapat menghadapi hambatan meskipun perusahaan telah memiliki proses rekrutmen.

1. Keterbatasan Kandidat dengan Kompetensi Tertentu

Posisi dengan kebutuhan keterampilan khusus mungkin memiliki jumlah kandidat yang terbatas.

Perusahaan perlu meninjau kembali persyaratan pekerjaan dan mempertimbangkan apakah sebagian kompetensi dapat dikembangkan setelah kandidat bergabung.

2. Perubahan Kebutuhan Bisnis

Prioritas organisasi dapat berubah karena proyek baru, penyesuaian anggaran, atau perubahan operasional.

Talent acquisition strategy perlu cukup fleksibel untuk menyesuaikan kebutuhan tanpa mengabaikan perencanaan tenaga kerja.

3. Proses Seleksi yang Terlalu Panjang

Tahapan seleksi yang tidak terkoordinasi dapat memperpanjang proses perekrutan.

Perusahaan perlu memastikan setiap tahapan memiliki tujuan yang jelas dan memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

4. Ketidaksesuaian Ekspektasi Kandidat dan Perusahaan

Ketidakjelasan mengenai tanggung jawab, lokasi kerja, pola kerja, atau kesempatan pengembangan dapat memengaruhi keputusan kandidat.

Komunikasi yang transparan sejak awal membantu kedua pihak mengevaluasi kesesuaian.

5. Keterbatasan Kapasitas Tim Rekrutmen

Ketika kebutuhan perekrutan meningkat secara bersamaan, kapasitas tim HR dapat menjadi salah satu faktor yang memengaruhi pelaksanaan proses.

Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan penyesuaian prioritas, perbaikan proses, atau dukungan pihak eksternal sesuai kebutuhan.

Kapan Perusahaan Perlu Mempertimbangkan Dukungan Talent Acquisition Eksternal?

Tidak semua kebutuhan talent acquisition harus dikelola sepenuhnya oleh pihak eksternal.

Namun, dukungan tambahan dapat dipertimbangkan ketika perusahaan menghadapi kondisi tertentu.

Kebutuhan perekrutan meningkat dalam waktu singkat. Perusahaan mungkin membutuhkan kapasitas sourcing atau koordinasi seleksi tambahan.

Membutuhkan kompetensi yang sulit ditemukan. Pencarian kandidat untuk posisi spesialis dapat membutuhkan pendekatan sourcing yang lebih terarah.

Memiliki kebutuhan tenaga kerja di beberapa lokasi. Koordinasi perekrutan untuk berbagai wilayah dapat menambah kompleksitas operasional.

Ingin menjaga fokus tim HR internal. Sebagian aktivitas pendukung dapat dipertimbangkan untuk dikelola melalui kerja sama eksternal, dengan tetap mempertahankan pengawasan dan keputusan penting sesuai kebijakan perusahaan.

Sebelum memilih pendekatan eksternal, perusahaan perlu menentukan cakupan pekerjaan, tanggung jawab masing-masing pihak, perlindungan data kandidat, standar komunikasi, serta mekanisme evaluasi.

Untuk kebutuhan yang lebih luas, perusahaan juga perlu membedakan antara layanan rekrutmen, HR outsourcing, dan penyediaan tenaga kerja karena ketiganya dapat memiliki ruang lingkup dan tanggung jawab yang berbeda.

Hubungan Talent Acquisition dengan Employee Retention

Talent acquisition dan employee retention merupakan dua bagian yang saling mendukung dalam pengelolaan talenta.

Talent acquisition berfokus pada pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, sedangkan employee retention berfokus pada upaya mempertahankan karyawan yang telah bergabung.

Keduanya saling berkaitan karena keputusan perekrutan dapat memengaruhi pengalaman kerja dan keberlanjutan tenaga kerja.

Sebagai contoh, ketidaksesuaian antara informasi pekerjaan saat rekrutmen dan kondisi pekerjaan sebenarnya dapat meningkatkan risiko karyawan keluar pada masa kerja awal.

Sebaliknya, proses seleksi yang jelas dan onboarding yang baik dapat membantu membangun pemahaman yang lebih realistis mengenai pekerjaan.

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa upaya memperoleh talenta baru berjalan seiring dengan pengembangan dan retensi karyawan yang sudah ada.

Pembahasan mengenai strategi mempertahankan karyawan tersedia pada artikel #45: Employee Retention Strategy: Cara Mempertahankan Talenta Berkualitas di Perusahaan.

Kesimpulan

Talent acquisition strategy membantu perusahaan memenuhi kebutuhan talenta melalui pendekatan yang lebih terencana dibandingkan rekrutmen yang hanya dilakukan ketika terdapat posisi kosong.

Strategi ini mencakup workforce planning, penyusunan job profile berbasis kompetensi, employer branding, talent sourcing, pembangunan talent pipeline, seleksi terstruktur, dan evaluasi hasil perekrutan.

Penerapannya membutuhkan kolaborasi antara HR, hiring manager, dan pimpinan bisnis agar kebutuhan tenaga kerja selaras dengan prioritas organisasi.

Keberhasilan talent acquisition juga perlu diukur menggunakan indikator yang relevan, seperti time to fill, cost per hire, offer acceptance rate, dan quality of hire.

Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat meningkatkan kesiapan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja sekaligus mendukung pengembangan organisasi jangka panjang.

FAQ 

1. Apa itu talent acquisition strategy?

Talent acquisition strategy adalah pendekatan terencana untuk mengidentifikasi, menarik, menilai, dan memperoleh talenta yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik untuk kebutuhan saat ini maupun masa depan.

2. Apa perbedaan talent acquisition dan recruitment?

Recruitment berfokus pada proses mengisi posisi yang tersedia, sedangkan talent acquisition mencakup perencanaan kebutuhan talenta, pengembangan sumber kandidat, dan strategi pemenuhan tenaga kerja jangka panjang.

3. Apa saja strategi talent acquisition yang efektif?

Strategi yang dapat diterapkan meliputi workforce planning, penyusunan job profile berbasis kompetensi, employer branding, talent pipeline, talent sourcing, kolaborasi HR dan hiring manager, serta seleksi terstruktur.

4. Apa yang dimaksud dengan talent pipeline?

Talent pipeline adalah kumpulan kandidat potensial yang telah diidentifikasi dan dapat dipertimbangkan ketika perusahaan memiliki kebutuhan perekrutan yang relevan.

5. Bagaimana cara mengukur keberhasilan talent acquisition?

Perusahaan dapat menggunakan indikator seperti time to fill, time to hire, cost per hire, offer acceptance rate, source of hire, quality of hire, dan early turnover rate.

6. Apakah talent acquisition hanya dibutuhkan perusahaan besar?

Tidak. Perusahaan dengan berbagai ukuran dapat menerapkan talent acquisition strategy. Tingkat kompleksitas dan pendekatannya perlu disesuaikan dengan jumlah tenaga kerja, kebutuhan kompetensi, serta kapasitas organisasi.

7. Kapan perusahaan perlu menggunakan dukungan talent acquisition eksternal?

Dukungan eksternal dapat dipertimbangkan ketika volume perekrutan meningkat, kebutuhan kompetensi bersifat khusus, lokasi perekrutan tersebar, atau kapasitas tim internal membutuhkan tambahan dukungan.