Ketika perusahaan mempertimbangkan penggunaan layanan IT Outsourcing, salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah berapa biaya yang perlu disiapkan. Namun, berbeda dengan pembelian produk yang memiliki harga satuan relatif tetap, biaya layanan IT Outsourcing dapat berbeda antara satu perusahaan dan perusahaan lainnya.

Perbedaan tersebut dipengaruhi oleh berbagai faktor, mulai dari jumlah tenaga IT yang dibutuhkan, cakupan pekerjaan, lokasi operasional, jam layanan, hingga standar layanan yang disepakati.

Sebagai contoh, perusahaan yang membutuhkan satu tenaga IT Support pada jam kerja reguler tentu memiliki struktur kebutuhan berbeda dengan perusahaan yang memerlukan dukungan teknis untuk banyak cabang dan operasional sepanjang hari.

Karena itu, biaya IT Outsourcing sebaiknya tidak hanya dilihat dari harga penawaran bulanan. Perusahaan juga perlu memahami komponen biaya, model layanan, dan nilai operasional yang diperoleh.

Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat membandingkan alternatif layanan secara lebih objektif dan menyusun anggaran IT yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Apa Itu Biaya IT Outsourcing?

Biaya IT Outsourcing adalah pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan untuk menggunakan layanan atau tenaga IT dari penyedia eksternal berdasarkan kesepakatan kerja sama.

Biaya tersebut dapat mencakup penyediaan tenaga kerja, pengelolaan layanan, dukungan teknis, serta komponen operasional lainnya sesuai ruang lingkup kontrak.

Dalam praktiknya, layanan IT Outsourcing dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti:

• IT Helpdesk dan IT Support
• Onsite atau Field Support
• Network Support
• Infrastructure Support
• System Administration
• Dukungan operasional IT untuk proyek atau periode tertentu

Masing-masing layanan memiliki kebutuhan kompetensi, tanggung jawab, dan tingkat kompleksitas yang berbeda.

Oleh sebab itu, dua perusahaan yang sama-sama menggunakan IT Outsourcing belum tentu memiliki struktur biaya yang serupa.

7 Faktor yang Memengaruhi Biaya IT Outsourcing

Sebelum membandingkan penawaran vendor, perusahaan perlu memahami komponen utama yang dapat memengaruhi harga layanan.

1. Jumlah Tenaga IT yang Dibutuhkan

Jumlah resource merupakan salah satu faktor yang memengaruhi biaya IT Outsourcing, terutama pada model layanan berbasis penyediaan tenaga kerja.

Perusahaan yang membutuhkan satu IT Support memiliki kebutuhan berbeda dengan perusahaan yang memerlukan beberapa teknisi untuk menangani banyak pengguna atau lokasi.

Namun, jumlah tenaga IT sebaiknya tidak ditentukan hanya berdasarkan jumlah karyawan perusahaan.

Pertimbangan lain yang perlu diperhatikan meliputi volume tiket, jumlah perangkat, kompleksitas sistem, jam operasional, dan kebutuhan dukungan onsite.

Dengan melakukan pemetaan kebutuhan terlebih dahulu, perusahaan dapat menghindari alokasi resource yang terlalu sedikit maupun berlebihan.

2. Kompetensi dan Tingkat Keahlian

Kebutuhan kompetensi teknis juga dapat memengaruhi biaya layanan.

Sebagai contoh, pekerjaan IT Helpdesk tingkat awal umumnya memiliki kebutuhan keahlian berbeda dengan pengelolaan jaringan kompleks, cloud infrastructure, atau sistem perusahaan yang memerlukan kompetensi khusus.

Beberapa posisi juga mungkin membutuhkan pengalaman pada teknologi tertentu atau sertifikasi yang relevan.

Karena itu, perusahaan perlu mendefinisikan kompetensi berdasarkan pekerjaan yang benar-benar akan dilakukan.

Persyaratan yang terlalu luas dapat meningkatkan kompleksitas pencarian resource tanpa selalu memberikan manfaat yang sebanding.

3. Scope of Work dan Tanggung Jawab Layanan

Cakupan pekerjaan atau scope of work menentukan aktivitas yang menjadi tanggung jawab penyedia layanan.

Misalnya, sebuah kontrak IT Support dapat mencakup troubleshooting perangkat pengguna dan dukungan aplikasi dasar, tetapi tidak mencakup administrasi server atau perubahan konfigurasi jaringan.

Semakin luas cakupan dan tanggung jawab layanan, semakin banyak faktor operasional yang perlu diperhitungkan dalam penawaran.

Perusahaan perlu memperjelas batas pekerjaan, proses eskalasi, dan ketentuan aktivitas di luar scope agar tidak terjadi perbedaan interpretasi setelah kerja sama berjalan.

4. Jam Operasional dan Service Coverage

Jam layanan menjadi faktor penting, terutama bagi perusahaan yang beroperasi di luar jam kerja reguler.

Layanan pada hari kerja biasa memiliki kebutuhan penjadwalan berbeda dengan dukungan malam hari, akhir pekan, atau operasional 24/7.

Dukungan yang lebih panjang dapat membutuhkan pengaturan shift, tenaga cadangan, atau mekanisme on-call.

Perusahaan sebaiknya memastikan apakah kebutuhan bisnis benar-benar memerlukan dukungan sepanjang waktu atau cukup menggunakan kombinasi layanan reguler dan eskalasi untuk gangguan kritis.

5. Lokasi Penempatan dan Mobilitas Teknisi

Biaya IT Outsourcing juga dapat dipengaruhi oleh lokasi kerja.

Layanan yang sepenuhnya remote memiliki kebutuhan operasional berbeda dari layanan yang mewajibkan teknisi hadir secara fisik.

Untuk perusahaan dengan banyak cabang, kebutuhan perjalanan, cakupan wilayah, frekuensi kunjungan, dan penempatan teknisi dapat menjadi bagian dari perhitungan biaya.

Karena itu, lokasi layanan sebaiknya dijelaskan sejak awal, termasuk apakah biaya transportasi dan kunjungan tambahan sudah termasuk dalam kontrak.

6. SLA dan Tingkat Kritikalitas Layanan

Service Level Agreement atau SLA menetapkan target kualitas layanan, termasuk waktu respons dan penyelesaian masalah.

Layanan dengan target penanganan sangat cepat atau kebutuhan ketersediaan tinggi dapat memerlukan resource dan pengaturan operasional tambahan.

Namun, SLA yang lebih ketat tidak selalu diperlukan untuk semua jenis pekerjaan.

Perusahaan sebaiknya membedakan kebutuhan berdasarkan tingkat prioritas dan dampak gangguan terhadap bisnis.

Pembahasan mengenai indikator dan penetapan target SLA dapat dilihat pada artikel #41 tentang IT Outsourcing SLA.

7. Durasi Kontrak dan Fleksibilitas Kebutuhan

Durasi kerja sama dapat memengaruhi struktur penawaran, terutama jika layanan membutuhkan proses rekrutmen, onboarding, pelatihan, atau penempatan tenaga khusus.

Kontrak jangka panjang dan kebutuhan proyek jangka pendek dapat memiliki komponen biaya yang berbeda.

Selain durasi, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan penambahan atau pengurangan resource, pergantian tenaga kerja, perpanjangan kontrak, dan penghentian layanan.

Fleksibilitas tersebut penting karena kebutuhan IT perusahaan dapat berubah seiring perkembangan bisnis.

Model Perhitungan Biaya IT Outsourcing

Tidak semua layanan IT Outsourcing menggunakan metode penagihan yang sama.

Pemilihan model biaya biasanya mengikuti karakteristik pekerjaan, tingkat kepastian kebutuhan, dan pembagian tanggung jawab antara perusahaan dan provider.

Model tersebut merupakan gambaran umum. Istilah, komponen, dan mekanisme penagihan aktual dapat berbeda antarkontrak.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menggunakan biaya bulanan untuk dukungan IT reguler, tetapi dikenakan biaya terpisah ketika membutuhkan pekerjaan proyek di luar cakupan kontrak.

Karena itu, struktur penawaran perlu diperiksa secara menyeluruh.

Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya IT Outsourcing?

Perusahaan dapat menggunakan pendekatan sederhana untuk memetakan komponen biaya sebelum meminta penawaran kepada vendor.

KERANGKA PERHITUNGAN BIAYA

Total Biaya=Biaya Layanan Utama+Biaya Tambahan

Biaya layanan utama dapat mencakup tenaga IT, pengelolaan layanan, atau paket dukungan sesuai kontrak.

Biaya tambahan dapat mencakup implementasi awal, kunjungan di luar cakupan, pekerjaan tambahan, lisensi yang belum termasuk, atau komponen lain yang disepakati.

Untuk memperoleh gambaran total biaya selama periode kontrak, perusahaan juga perlu memperhitungkan biaya awal dan biaya yang bersifat berkala.

Misalnya, kontrak bulanan dengan biaya implementasi satu kali sebaiknya dibandingkan menggunakan total pengeluaran selama periode yang sama, bukan hanya biaya bulanannya.

Contoh Simulasi Perhitungan

Berikut ilustrasi sederhana untuk menunjukkan cara menghitung total biaya layanan selama satu tahun.

Simulasi Anggaran IT Outsourcing

Ilustratif

Ubah angka untuk melihat contoh total pengeluaran kontrak selama 12 bulan. Nominal bukan harga pasar atau penawaran KSPS.

Biaya layanan bulanan (Rp)

Biaya implementasi awal (Rp)

Estimasi biaya tambahan selama setahun (Rp)

Total estimasi 12 bulan

Rp 197.000.000

Rata-rata per bulan, termasuk biaya awal dan tambahan: Rp 16.416.667

Reset simulasi

Simulasi tersebut menunjukkan mengapa perusahaan perlu memperhitungkan keseluruhan komponen biaya.

Perbandingan yang hanya menggunakan biaya bulanan dapat memberikan gambaran yang kurang lengkap apabila terdapat biaya implementasi, kunjungan tambahan, atau aktivitas di luar kontrak.

Untuk kebutuhan anggaran yang lebih akurat, perusahaan perlu meminta rincian penawaran berdasarkan scope layanan yang sama.

Biaya IT Outsourcing vs Tim IT Internal: Apa yang Perlu Dibandingkan?

Salah satu pertimbangan perusahaan adalah apakah menggunakan IT Outsourcing lebih efisien dibandingkan membangun atau memperluas tim IT internal.

Namun, perbandingan tersebut tidak cukup dilakukan dengan melihat biaya gaji karyawan internal dan biaya bulanan vendor.

Perusahaan perlu memperhitungkan keseluruhan biaya serta tanggung jawab pengelolaan pada masing-masing model.

IT Outsourcing tidak selalu lebih murah daripada tim internal. Sebaliknya, tim internal juga tidak selalu menjadi pilihan yang lebih efisien.

Keputusan perlu mempertimbangkan total biaya, kebutuhan kompetensi, tingkat kontrol, kesinambungan layanan, dan kapasitas pengelolaan perusahaan.

Dalam beberapa kondisi, perusahaan dapat menggunakan model hybrid, yaitu mempertahankan tim IT internal untuk fungsi tertentu dan menggunakan outsourcing untuk kebutuhan dukungan tambahan.

Bagaimana Cara Membandingkan Penawaran Vendor IT Outsourcing?

Setelah memahami faktor biaya dan model layanan, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap penawaran dibandingkan berdasarkan kebutuhan yang setara.

1. Samakan Scope of Work

Penawaran dengan harga lebih rendah belum tentu lebih efisien apabila cakupan pekerjaannya lebih terbatas.

Pastikan seluruh vendor memahami jenis pekerjaan, jumlah pengguna, lokasi, jam operasional, dan tanggung jawab yang sama.

2. Periksa Komponen yang Sudah Termasuk dalam Harga

Perusahaan perlu mengetahui apakah penawaran mencakup pengelolaan resource, pelaporan, sistem ticketing, dukungan pengganti, dan aktivitas operasional lainnya.

Komponen yang belum termasuk perlu dicatat agar tidak menimbulkan biaya tambahan yang tidak diperhitungkan.

3. Evaluasi SLA dan Kualitas Layanan

Biaya perlu dinilai bersama target layanan.

Misalnya, dua vendor dapat menawarkan harga berbeda karena memiliki jam dukungan, target respons, atau mekanisme eskalasi yang berbeda.

Perusahaan perlu mempertimbangkan apakah perbedaan tersebut benar-benar relevan dengan kebutuhan bisnis.

4. Perhatikan Ketentuan Perubahan Kebutuhan

Kebutuhan IT dapat berubah selama kontrak berlangsung.

Karena itu, periksa ketentuan penambahan tenaga, perubahan lokasi, penyesuaian jam layanan, serta pekerjaan di luar scope.

5. Hitung Total Cost Selama Periode Kontrak

Bandingkan biaya selama periode yang sama, termasuk biaya awal, biaya berkala, dan estimasi biaya tambahan.

Pendekatan ini membantu perusahaan menghindari keputusan yang hanya didasarkan pada nominal bulanan.

Apakah IT Outsourcing Selalu Lebih Hemat?

Tidak selalu.

IT Outsourcing dapat membantu perusahaan memperoleh kompetensi atau kapasitas layanan tanpa harus membangun seluruh fungsi secara internal. Namun, penghematan biaya bergantung pada desain layanan, struktur kontrak, serta efisiensi pelaksanaannya.

Perusahaan dengan kebutuhan IT yang stabil dan kapasitas internal memadai mungkin tidak membutuhkan outsourcing untuk seluruh fungsi.

Sebaliknya, perusahaan dengan kebutuhan kompetensi khusus, banyak lokasi, atau variasi beban kerja dapat mempertimbangkan layanan eksternal sebagai salah satu alternatif.

Karena itu, tujuan penggunaan IT Outsourcing sebaiknya bukan sekadar mendapatkan harga terendah, tetapi memperoleh layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan.

Kesimpulan

Biaya IT Outsourcing dipengaruhi oleh berbagai faktor, mulai dari jumlah tenaga IT, tingkat kompetensi, scope of work, jam operasional, lokasi layanan, SLA, hingga durasi kontrak.

Perusahaan perlu memahami faktor-faktor tersebut sebelum membandingkan penawaran vendor agar tidak hanya berfokus pada nominal harga.

Selain itu, model perhitungan seperti monthly fee, fixed project fee, time and material, managed service fee, atau hybrid pricing perlu dipilih berdasarkan karakteristik kebutuhan.

Perbandingan dengan tim IT internal juga sebaiknya dilakukan menggunakan pendekatan total biaya dan kualitas layanan, bukan hanya membandingkan gaji dengan biaya kontrak.

Dengan pemetaan kebutuhan dan evaluasi biaya yang terstruktur, perusahaan dapat menentukan model IT Outsourcing yang lebih sesuai dengan anggaran serta kebutuhan operasionalnya.

FAQ 

1. Berapa biaya IT Outsourcing untuk perusahaan?

Biaya IT Outsourcing berbeda berdasarkan jumlah resource, kompetensi, cakupan pekerjaan, lokasi, jam layanan, dan SLA. Untuk memperoleh estimasi yang sesuai, perusahaan perlu menentukan kebutuhan layanan dan meminta penawaran berdasarkan scope yang jelas.

2. Apa saja faktor yang paling memengaruhi harga IT Outsourcing?

Faktor utamanya meliputi jumlah tenaga IT, tingkat keahlian, scope of work, jam operasional, lokasi penempatan, target SLA, dan durasi kontrak.

3. Apakah IT Outsourcing lebih murah dibandingkan merekrut tenaga IT internal?

Tidak selalu. Perbandingan perlu mempertimbangkan total biaya tenaga kerja, rekrutmen, pelatihan, pengelolaan, kesinambungan layanan, dan biaya tambahan selama periode yang sama.

4. Apakah IT Outsourcing menggunakan biaya bulanan?

Sebagian layanan menggunakan biaya bulanan, terutama untuk kebutuhan resource atau dukungan berkelanjutan. Namun, terdapat pula model fixed project fee, time and material, managed service fee, dan kombinasi beberapa model.

5. Apakah biaya IT Outsourcing sudah termasuk perangkat dan lisensi?

Belum tentu. Perangkat, lisensi, transportasi, sistem pendukung, dan pekerjaan tambahan dapat termasuk atau dikecualikan dari penawaran, tergantung kontrak.

6. Bagaimana cara memilih vendor IT Outsourcing berdasarkan biaya?

Perusahaan sebaiknya membandingkan vendor berdasarkan scope layanan yang setara, kompetensi resource, SLA, komponen biaya, ketentuan kontrak, serta total biaya selama periode kerja sama.