Outsourcing Security Services: Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Menggunakan Pihak Ketiga?

Keamanan perusahaan tidak hanya berkaitan dengan sistem digital.

Kantor, gedung, fasilitas operasional, area kerja, hingga aset fisik juga membutuhkan perlindungan yang memadai.

Karena itu, perusahaan membutuhkan fungsi security services untuk membantu menjaga keamanan lingkungan operasional.

Namun, ketika kebutuhan keamanan semakin besar, muncul pertanyaan:

Apakah perusahaan perlu membangun tim security sendiri atau menggunakan jasa security outsourcing?

Outsourcing security dapat menjadi salah satu alternatif bagi perusahaan yang ingin memperoleh dukungan tenaga dan pengelolaan layanan keamanan dari pihak ketiga.

Tetapi memilih provider security tidak cukup hanya dengan melihat jumlah personel yang ditawarkan.

Perusahaan juga perlu mempertimbangkan scope pekerjaan, jumlah personel, coverage, kompetensi, SOP, pengawasan, hingga mekanisme evaluasi layanan.

Apa Itu Security Services Outsourcing?

Security services outsourcing adalah penggunaan tenaga atau layanan keamanan dari pihak ketiga untuk membantu perusahaan menjalankan fungsi keamanan di lingkungan operasionalnya.

Dalam model ini, perusahaan bekerja sama dengan provider untuk memenuhi kebutuhan security berdasarkan scope yang telah disepakati.

Kebutuhannya dapat berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Misalnya:

• Penjagaan area
• Pengamanan gedung
• Access control
• Monitoring area
• Pengamanan fasilitas
• Patroli
• Penerapan SOP keamanan
• Dan kebutuhan operasional security lainnya

Dengan demikian, outsourcing security bukan hanya tentang “menyediakan orang untuk berjaga”.

Ada proses, standar, koordinasi, dan pengawasan yang perlu dikelola agar layanan berjalan sesuai kebutuhan perusahaan.

Mengapa Perusahaan Menggunakan Security Outsourcing?

Ada beberapa alasan yang dapat mendorong perusahaan menggunakan pihak ketiga.

1. Membutuhkan Tenaga Security dalam Jumlah Besar

Perusahaan dengan area operasional yang luas mungkin membutuhkan banyak personel untuk memastikan coverage berjalan dengan baik.

Semakin banyak titik yang perlu dijaga, semakin kompleks pula pengaturan manpower.

2. Memiliki Banyak Lokasi

Perusahaan dengan:

• Kantor cabang
• Warehouse
• Fasilitas produksi
• Gedung
• Site
• Atau lokasi operasional lainnya

mungkin membutuhkan security di berbagai tempat.

Mengelola seluruh personel secara internal dapat menambah kompleksitas operasional.

3. Membutuhkan Pengelolaan Shift

Operasional security sering kali membutuhkan pembagian shift.

Perusahaan perlu mengatur:

• Jadwal
• Kehadiran
• Penggantian personel
• Coverage
• Dan koordinasi antar-shift

Provider dapat membantu mengelola kebutuhan manpower tersebut sesuai scope layanan.

4. Ingin Fokus pada Core Business

Security merupakan fungsi penting, tetapi tidak selalu menjadi core business perusahaan.

Dengan menggunakan outsourcing, perusahaan dapat menyerahkan pengelolaan fungsi tertentu kepada provider sehingga internal team dapat lebih fokus pada aktivitas utama bisnis.

Apa Saja Scope Security Services?

Scope layanan harus ditentukan sejak awal karena kebutuhan setiap perusahaan berbeda.

Beberapa aktivitas yang dapat termasuk dalam security services antara lain:

1. Access Control

Mengatur dan mengawasi akses orang atau kendaraan ke area tertentu.

2. Patroli

Melakukan pengecekan area secara berkala sesuai prosedur.

3. Pengamanan Area

Menjaga area operasional, fasilitas, atau aset perusahaan.

4. Monitoring

Memantau kondisi area dan melaporkan kejadian yang membutuhkan perhatian.

5. Penanganan Insiden

Menjalankan prosedur awal ketika terjadi kejadian keamanan sesuai SOP dan kewenangan.

6. Reporting

Mendokumentasikan aktivitas dan kejadian selama operasional.

Scope aktual perlu disesuaikan dengan karakteristik lokasi dan kebutuhan perusahaan.

Security Outsourcing vs Security Internal

Sama seperti fungsi lainnya, perusahaan dapat memilih membangun tim security sendiri atau menggunakan pihak ketiga.

Tidak ada pilihan yang otomatis lebih baik.

Perusahaan perlu melihat model mana yang paling sesuai dengan skala operasi dan kemampuan internal.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Menggunakan Security Outsourcing?

Sebelum memilih provider, perusahaan sebaiknya melakukan pemetaan kebutuhan.

1. Identifikasi Area yang Harus Diamankan

Mulai dengan menentukan:

• Luas area
• Jumlah gedung
• Titik akses
• Area terbatas
• Fasilitas kritis
• Dan lokasi yang membutuhkan penjagaan khusus

Semakin jelas area yang perlu diamankan, semakin mudah menentukan kebutuhan manpower.

2. Tentukan Jumlah Personel

Jumlah personel tidak sebaiknya ditentukan hanya berdasarkan luas area.

Perusahaan perlu mempertimbangkan:

• Jumlah titik penjagaan
• Jam operasional
• Sistem shift
• Tingkat risiko
• Kebutuhan patroli
• Dan coverage

3. Tentukan Scope Pekerjaan

Apakah security hanya bertugas menjaga pintu masuk?

Atau juga mencakup:

• Patroli
• Access control
• Monitoring
• Pengamanan fasilitas
• Incident handling
• Dan reporting

Semakin jelas scope, semakin mudah provider memberikan resource yang sesuai.

Bagaimana Menentukan Kebutuhan Security Berdasarkan Risiko?

Jumlah personel saja tidak menentukan kualitas keamanan.

Perusahaan sebaiknya mulai dari risk assessment sederhana.

Misalnya:

Risiko Rendah

Area dengan akses terbatas dan aktivitas operasional relatif sederhana.

Risiko Sedang

Area dengan banyak aktivitas, pengunjung, aset, atau mobilitas tinggi.

Risiko Tinggi

Area dengan aset kritis, akses terbatas, atau konsekuensi besar jika terjadi security incident.

Semakin tinggi risikonya, semakin penting perusahaan memiliki:

Coverage → SOP → Supervision → Escalation → Reporting

yang jelas.

Bagaimana Memastikan Personel Security Memenuhi Standar?

Provider security sebaiknya tidak hanya dinilai dari:

“Berapa orang yang bisa disediakan?”

Perusahaan juga perlu melihat kualitas resource.

Beberapa aspek yang dapat diperiksa:

1. Kompetensi

Pastikan personel memiliki kompetensi sesuai tugas.

2. Training

Pastikan terdapat pelatihan yang relevan dengan kebutuhan pekerjaan.

3. Discipline

Kehadiran dan kedisiplinan sangat penting dalam operasional security.

4. Supervisi

Harus ada mekanisme pengawasan terhadap personel di lapangan.

5. SOP

Personel perlu memiliki prosedur yang jelas ketika menjalankan tugas maupun menghadapi incident.

Mengapa Supervisi Penting dalam Security Outsourcing?

Salah satu risiko dalam pengelolaan security adalah menganggap bahwa tugas selesai ketika personel sudah ditempatkan.

Padahal:

Personel ada ≠ layanan berjalan efektif.

Perusahaan perlu memastikan bahwa personel:

• Hadir sesuai jadwal
• Menjalankan SOP
• Melakukan patroli
• Membuat laporan
• Dan menangani incident sesuai prosedur

Karena itu, supervision dan reporting merupakan bagian penting dari pengelolaan security services.

Bagaimana Mengukur Kinerja Security Services?

Agar layanan dapat dievaluasi secara objektif, perusahaan dapat menetapkan KPI.

Contohnya:

KPI perlu disesuaikan dengan scope layanan.

Tidak semua perusahaan membutuhkan indikator yang sama.

Bagaimana dengan SLA dalam Security Outsourcing?

SLA dapat digunakan untuk menentukan ekspektasi layanan antara perusahaan dan provider.

Misalnya:

• Jumlah personel yang harus tersedia
• Coverage
• Response time
• Replacement
• Reporting
• Supervision
• Dan escalation

SLA membantu mengubah ekspektasi yang sebelumnya bersifat umum menjadi standar layanan yang dapat diukur.

Apa Perbedaan Security Services dan Cybersecurity?

Ini penting karena istilah security dapat memiliki dua konteks yang berbeda.

Security Services

Berfokus pada keamanan fisik dan operasional.

Contohnya:

• Penjagaan gedung
• Access control
• Patroli
• Pengamanan fasilitas
• Dan physical security

Cybersecurity

Berfokus pada keamanan sistem dan teknologi informasi.

Contohnya:

• Network security
• Endpoint security
• Security monitoring
• Incident response
• Dan perlindungan data

Jadi:

Security outsourcing tidak sama dengan cybersecurity outsourcing.

Perusahaan perlu memastikan terminology dan scope layanan sudah jelas ketika mencari provider.

Apakah Security Outsourcing Hanya untuk Perusahaan Besar?

Tidak.

Kebutuhan security bergantung pada:

• Jenis bisnis
• Lokasi
• Aset
• Tingkat risiko
• Jam operasional
• Dan kebutuhan coverage

Perusahaan dengan satu lokasi pun dapat membutuhkan security outsourcing apabila memiliki kebutuhan pengamanan tertentu.

Sebaliknya, perusahaan besar juga belum tentu membutuhkan jumlah personel yang sangat besar apabila sistem keamanan dan risk profile-nya berbeda.

Jadi, kebutuhan harus ditentukan berdasarkan risk dan operational requirement, bukan hanya ukuran perusahaan.

Kapan Security Outsourcing Menjadi Pilihan yang Menarik?

Perusahaan dapat mempertimbangkan outsourcing ketika:

1. Memiliki Banyak Lokasi

Provider dapat membantu mengelola manpower di berbagai lokasi sesuai scope.

2. Membutuhkan Banyak Personel

Outsourcing dapat menjadi alternatif ketika recruitment dan pengelolaan manpower dalam jumlah besar menjadi tantangan.

3. Membutuhkan Sistem Shift

Provider dapat membantu mengatur kebutuhan manpower berdasarkan jadwal operasional.

4. Tidak Ingin Menangani Seluruh Administrasi Manpower

Pengelolaan tenaga kerja dapat menjadi bagian dari layanan provider sesuai model kerja sama.

5. Membutuhkan Fleksibilitas

Kebutuhan personel dapat berubah ketika perusahaan membuka lokasi baru atau mengubah jam operasional.

Checklist Memilih Provider Security Outsourcing

Sebelum menandatangani kerja sama, perusahaan dapat menggunakan checklist berikut:

☐ Scope layanan jelas

☐ Jumlah & coverage personel jelas

☐ Kompetensi personel sesuai

☐ SOP tersedia

☐ Mekanisme supervisi jelas

☐ SLA ditentukan

☐ KPI dapat diukur

☐ Mekanisme replacement tersedia

☐ Reporting jelas

☐ Escalation procedure tersedia

Dengan checklist tersebut, perusahaan dapat mengevaluasi provider berdasarkan kualitas layanan secara keseluruhan, bukan hanya harga.

Bagaimana KSPS Mendukung Security Services?

PT Karya Solusi Prima Sejahtera (KSPS) memiliki capability Security Services sebagai bagian dari layanan BPO. Materi capability KSPS juga mencantumkan fungsi Security Network Operation.

Untuk kebutuhan security services, perusahaan dapat memetakan terlebih dahulu:

• Lokasi
• Jumlah personel
• Coverage
• Shift
• Scope pekerjaan
• SLA
• Dan kebutuhan supervisi

Dengan demikian, model layanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan, bukan sekadar berdasarkan jumlah tenaga yang ditempatkan.

Catatan: Security Services dalam konteks artikel ini merujuk pada keamanan fisik/operasional, sedangkan Security Network Operation merupakan fungsi yang berkaitan dengan lingkungan IT dan sebaiknya dibahas sebagai kebutuhan yang berbeda.

Kesimpulan

Security outsourcing dapat menjadi alternatif bagi perusahaan yang membutuhkan tenaga dan pengelolaan security tanpa harus membangun seluruh fungsi tersebut secara internal.

Namun, keberhasilan outsourcing tidak hanya ditentukan oleh jumlah personel.

Perusahaan perlu memastikan:

Scope jelas → personel sesuai → SOP tersedia → supervisi berjalan → SLA terukur → KPI dievaluasi.

Sebelum memilih provider, perusahaan juga perlu membedakan kebutuhan physical security dengan cybersecurity, karena keduanya memiliki fungsi dan kompetensi yang berbeda.

Pada akhirnya, pertanyaan yang sebaiknya diajukan bukan:

“Berapa orang security yang bisa disediakan?”

Tetapi:

“Seperti apa kebutuhan keamanan perusahaan, dan model layanan seperti apa yang mampu memenuhi kebutuhan tersebut secara konsisten?”

FAQ

Apa itu security services outsourcing?

Security services outsourcing adalah penggunaan tenaga atau layanan keamanan dari pihak ketiga untuk membantu perusahaan menjalankan fungsi keamanan fisik dan operasional sesuai scope yang disepakati.

Apa saja yang termasuk security services?

Dapat mencakup penjagaan area, access control, patroli, monitoring, pengamanan fasilitas, penanganan awal incident, dan reporting, tergantung kebutuhan perusahaan.

Apa perbedaan security outsourcing dan cybersecurity outsourcing?

Security outsourcing umumnya berfokus pada keamanan fisik dan operasional, sedangkan cybersecurity outsourcing berfokus pada keamanan sistem, jaringan, perangkat, aplikasi, dan data.

Apa yang harus diperhatikan sebelum memilih provider security?

Perusahaan perlu mengevaluasi scope, jumlah dan coverage personel, kompetensi, SOP, supervisi, SLA, KPI, replacement, reporting, dan escalation procedure.

Apakah security outsourcing hanya cocok untuk perusahaan besar?

Tidak. Kebutuhan security ditentukan berdasarkan jenis bisnis, aset, lokasi, tingkat risiko, jam operasional, dan kebutuhan coverage.