KPI vs OKR: Apa Perbedaannya dan Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakannya?

Bagaimana perusahaan memastikan bahwa karyawan tidak hanya sibuk bekerja, tetapi juga bergerak menuju tujuan yang benar?

Salah satu caranya adalah dengan menggunakan sistem pengukuran dan penetapan tujuan yang terstruktur.

Dua istilah yang sering muncul dalam pembahasan performance management adalah KPI dan OKR.

Keduanya sama-sama berkaitan dengan target dan kinerja.

Namun, KPI dan OKR bukanlah hal yang sama.

KPI lebih banyak digunakan untuk mengukur performance berdasarkan indikator tertentu, sedangkan OKR digunakan untuk menetapkan objective dan hasil yang ingin dicapai.

Lalu, mana yang lebih baik?

Jawabannya bergantung pada kebutuhan perusahaan.

Bahkan dalam kondisi tertentu, KPI dan OKR dapat digunakan secara bersamaan.

Apa Itu KPI?

Key Performance Indicator (KPI) adalah indikator yang digunakan untuk mengukur performa berdasarkan aspek yang dianggap penting bagi suatu pekerjaan atau organisasi.

KPI membantu perusahaan menjawab:

“Seberapa baik performa kita berdasarkan indikator yang telah ditentukan?”

Contohnya pada posisi Sales:

• Revenue
• Jumlah customer baru
• Conversion rate
• Sales achievement

Pada IT Support:

• Response time
• Resolution time
• SLA achievement
• Ticket backlog

Dengan demikian, KPI biasanya berkaitan dengan indikator performa yang dapat diukur.

Apa Itu OKR?

Objectives and Key Results (OKR) adalah framework untuk menetapkan tujuan atau objective dan menentukan hasil terukur yang menunjukkan pencapaian tujuan tersebut.

OKR terdiri dari dua komponen utama:

1. Objective

Menjelaskan apa yang ingin dicapai.

Contoh:

Meningkatkan kualitas layanan IT Support.

2. Key Results

Menjelaskan hasil terukur yang menunjukkan apakah objective tersebut tercapai.

Contoh:

• meningkatkan SLA achievement menjadi 95%,
• menurunkan ticket backlog sebesar 30%,
• meningkatkan user satisfaction menjadi 90%.

Jadi secara sederhana:

Objective = arah yang ingin dicapai

Key Results = hasil yang menunjukkan pencapaiannya

KPI vs OKR: Apa Perbedaan Utamanya?

Perbedaan paling mudah dapat dilihat dari fokusnya.

Namun, tabel tersebut tidak berarti bahwa KPI hanya untuk operasional dan OKR hanya untuk strategi.

Keduanya dapat digunakan pada berbagai level organisasi selama desain dan penggunaannya tepat.

Contoh KPI dan OKR

Agar lebih mudah memahami perbedaannya, lihat contoh berikut.

KPI untuk Sales

Misalnya perusahaan menetapkan:

KPI:

Sales revenue = Rp500 juta/bulan

Indikator tersebut digunakan untuk mengukur pencapaian performa Sales.

OKR untuk Sales

Objective:

Meningkatkan pertumbuhan customer baru.

Key Results:

• mendapatkan 50 customer baru,
• meningkatkan conversion rate menjadi 15%,
• meningkatkan qualified leads sebesar 25%.

Di sini perusahaan tidak hanya menetapkan satu indikator performa.

Perusahaan menetapkan tujuan, kemudian menentukan beberapa hasil yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Contoh KPI dan OKR untuk IT

Misalnya perusahaan ingin meningkatkan kualitas IT Support.

KPI

• First Response Time,
• Resolution Time,
• SLA Achievement,
• Ticket Backlog.

KPI tersebut membantu perusahaan memonitor performance layanan.

OKR

Objective:

Meningkatkan pengalaman pengguna terhadap layanan IT.

Key Results:

• Meningkatkan user satisfaction menjadi 90%,
• Menurunkan average resolution time sebesar 20%,
• Mencapai SLA compliance minimal 95%.

Dalam contoh ini, beberapa indikator KPI bahkan dapat menjadi Key Result jika digunakan untuk mendukung objective tertentu.

Apakah KPI dan OKR Saling Menggantikan?

Tidak.

Ini salah satu hal penting yang perlu dipahami.

KPI dan OKR memiliki fungsi yang berbeda.

Bayangkan perusahaan memiliki sebuah kendaraan.

OKR membantu menentukan:

“Kita ingin pergi ke mana?”

Sementara KPI membantu melihat:

“Bagaimana performa kita selama perjalanan?”

Analogi tersebut memang sederhana, tetapi membantu membedakan fungsi keduanya.

Karena itu, perusahaan tidak selalu perlu memilih:

KPI atau OKR.

Dalam kondisi tertentu, pendekatan yang lebih efektif justru:

KPI + OKR

Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan KPI?

KPI dapat menjadi pilihan ketika perusahaan ingin mengukur dan memonitor performa yang berlangsung secara rutin.

Misalnya:

• Operational performance
• Productivity
• Service quality
• Sales performance
• Customer service
• IT support
• Recruitment performance

KPI sangat berguna ketika perusahaan sudah mengetahui:

Apa yang penting → bagaimana mengukurnya → berapa targetnya.

Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan OKR?

OKR dapat dipertimbangkan ketika perusahaan ingin:

• Menetapkan tujuan tertentu
• Menyelaraskan target antar-tim
• Mendorong perubahan
• Meningkatkan fokus organisasi
• Atau mencapai outcome tertentu dalam periode tertentu

Misalnya perusahaan ingin:

Meningkatkan digital customer experience dalam satu tahun.

Objective tersebut kemudian diterjemahkan menjadi beberapa Key Results.

Dengan demikian, organisasi memiliki arah yang lebih jelas mengenai hasil apa yang ingin dicapai.

Apakah KPI Cocok untuk Penilaian Karyawan?

Bisa.

KPI dapat digunakan sebagai salah satu komponen dalam performance appraisal.

Misalnya seorang IT Support memiliki KPI:

• SLA achievement
• Response time
• Resolution time

Hasil KPI tersebut dapat menjadi salah satu input dalam evaluasi performa.

Namun, perusahaan sebaiknya tidak otomatis menyimpulkan:

KPI tinggi = karyawan pasti memiliki performa yang baik dalam semua aspek.

Performance karyawan dapat memiliki dimensi lain seperti:

• Competency
• Behavior
• Teamwork
• Leadership
• Problem solving

Karena itu, KPI dapat dikombinasikan dengan pendekatan penilaian lainnya.

Apakah OKR Bisa Digunakan untuk Menilai Karyawan?

Bisa, tetapi perlu hati-hati.

OKR pada dasarnya dirancang untuk membantu organisasi dan tim menetapkan serta mencapai tujuan.

Jika OKR digunakan secara langsung sebagai alat penilaian individu, perusahaan perlu memastikan bahwa prosesnya tidak membuat karyawan hanya mengejar angka.

Misalnya, seseorang gagal mencapai Key Result karena terdapat perubahan strategi perusahaan.

Apakah berarti performance karyawan otomatis buruk?

Belum tentu.

Karena itu, konteks perlu diperhatikan.

OKR dapat membantu melihat progress terhadap objective, tetapi evaluasi performance sebaiknya mempertimbangkan faktor yang lebih luas.

KPI vs OKR: Mana yang Lebih Baik?

Tidak ada jawaban tunggal.

Gunakan KPI ketika pertanyaan utamanya:

“Bagaimana kita mengukur performance?”

Gunakan OKR ketika pertanyaan utamanya:

“Apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita mengetahui bahwa tujuan tersebut tercapai?”

Gunakan kombinasi KPI + OKR ketika perusahaan membutuhkan keduanya.

Contohnya:

OKR

Objective:
Meningkatkan kualitas layanan IT.

Key Results:

• SLA achievement 95%
• User satisfaction 90%
• Ticket backlog turun 30%

KPI

• First Response Time
• Resolution Time
• SLA Achievement
• Ticket Reopen Rate

Dengan model ini, OKR membantu memberikan arah, sedangkan KPI memberikan indikator performance yang dapat dipantau.

Bagaimana Menentukan KPI yang Baik?

Tidak semua angka layak menjadi KPI.

KPI sebaiknya:

1. Relevan

Indikator harus berhubungan dengan tujuan pekerjaan.

2. Terukur

Hasilnya dapat diukur dengan metode yang jelas.

3. Dapat Dikendalikan

Karyawan memiliki pengaruh terhadap hasil yang dinilai.

4. Memiliki Target

Ada benchmark atau target yang ingin dicapai.

5. Tidak Berlebihan

Terlalu banyak KPI dapat membuat fokus menjadi terpecah.

Bagaimana Menentukan OKR yang Baik?

OKR juga membutuhkan desain yang tepat.

1. Objective Harus Jelas

Objective harus menggambarkan arah yang ingin dicapai.

Bukan sekadar:

“Meningkatkan performance.”

Tetapi lebih spesifik:

“Meningkatkan kualitas pengalaman pengguna terhadap layanan IT.”

2. Key Results Harus Terukur

Key Results perlu menunjukkan bukti pencapaian objective.

3. Fokus pada Outcome

Jangan hanya mengukur aktivitas.

Contoh:

Kurang tepat:

Membuat 20 laporan.

Lebih berorientasi outcome:

Meningkatkan akurasi reporting menjadi 98%.

4. Memiliki Periode

Tetapkan kapan objective dan key results tersebut akan dievaluasi.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Menggunakan KPI dan OKR

1. Menganggap Semua Aktivitas Adalah KPI

Jumlah aktivitas belum tentu menunjukkan performance.

2. Terlalu Banyak KPI

Karyawan akhirnya memiliki terlalu banyak angka yang harus dikejar.

3. OKR Hanya Berisi To-Do List

OKR seharusnya berfokus pada outcome, bukan sekadar daftar aktivitas.

4. Target Tidak Realistis

Target yang terlalu mudah tidak mendorong improvement.

Sebaliknya, target yang tidak realistis dapat menurunkan motivasi.

5. Tidak Ada Review

KPI dan OKR membutuhkan monitoring dan evaluasi.

Tanpa review, angka tersebut hanya menjadi data administratif.

Bagaimana KPI dan OKR Dihubungkan dengan Performance Management?

KPI dan OKR dapat menjadi bagian dari sistem performance management yang lebih luas.

Contohnya:

Business Strategy

↓

Organizational Objectives

↓

Team OKR

↓

Individual Goals

↓

KPI / Performance Indicators

↓

Performance Review

↓

Development Plan

Dengan alur tersebut, perusahaan dapat menghubungkan tujuan organisasi dengan performance individu.

Contoh Sederhana untuk Perusahaan

Misalnya perusahaan memiliki objective:

Meningkatkan kualitas layanan pelanggan.

Level Organisasi

OKR Objective:
Meningkatkan customer experience.

Key Results

• Customer Satisfaction Score mencapai 90%
• Customer complaint turun 20%
• Response time turun 15%

Kemudian pada level operasional, perusahaan dapat menggunakan KPI seperti:

• Average response time
• Resolution time
• Complaint rate
• Customer satisfaction

Jadi:

OKR menentukan outcome yang ingin dicapai.

KPI membantu memantau performance yang berhubungan dengan outcome tersebut.

Bagaimana KSPS Mendukung Performance Management?

Dalam layanan HR & People Solutions, KSPS memiliki capability yang berkaitan dengan Performance Management, termasuk pendekatan KPI dan OKR.

Karena kebutuhan setiap organisasi berbeda, KPI maupun OKR sebaiknya disusun berdasarkan:

• Tujuan bisnis
• Struktur organisasi
• Karakteristik pekerjaan
• Indikator keberhasilan
• Serta outcome yang ingin dicapai

Dengan pendekatan tersebut, performance management tidak hanya berfokus pada pemberian nilai kepada karyawan, tetapi juga membantu menyelaraskan individual performance dengan organizational objectives.

Kesimpulan

KPI dan OKR bukan dua framework yang harus selalu dipertentangkan.

KPI berfokus pada pengukuran performance melalui indikator tertentu, sedangkan OKR membantu organisasi menetapkan objective dan hasil yang ingin dicapai.

Secara sederhana:

KPI = bagaimana performance diukur.

OKR = apa yang ingin dicapai dan bagaimana keberhasilannya ditentukan.

Perusahaan dapat menggunakan salah satunya atau menggabungkan keduanya.

Yang terpenting adalah memastikan setiap indikator dan objective memiliki hubungan yang jelas dengan kebutuhan bisnis.

Karena sistem performance management yang baik bukan sekadar menghasilkan banyak angka.

Tujuannya adalah memastikan orang, tim, dan organisasi bergerak ke arah yang sama.

FAQ

Apa perbedaan KPI dan OKR?

KPI digunakan untuk mengukur performance berdasarkan indikator tertentu, sedangkan OKR digunakan untuk menetapkan objective dan hasil terukur yang ingin dicapai.

Apakah KPI dan OKR bisa digunakan bersamaan?

Bisa. KPI dapat digunakan untuk memonitor performance, sementara OKR membantu memberikan arah dan target outcome yang ingin dicapai.

Apakah KPI cocok untuk penilaian karyawan?

Bisa. KPI dapat menjadi salah satu komponen performance appraisal, tetapi sebaiknya dikombinasikan dengan aspek lain seperti competency dan behavior jika perusahaan ingin melakukan evaluasi yang lebih menyeluruh.

Apakah OKR sama dengan target?

Tidak persis. OKR memiliki struktur Objective dan Key Results. Target dapat menjadi bagian dari Key Result, tetapi OKR memberikan konteks mengenai tujuan yang ingin dicapai.

Mana yang lebih baik, KPI atau OKR?

Tidak ada yang secara universal lebih baik. KPI lebih cocok untuk pengukuran performance, sedangkan OKR cocok untuk goal-setting dan alignment. Dalam kondisi tertentu, keduanya dapat digunakan bersama.