Kebutuhan IT dalam perusahaan tidak selalu berjalan dalam kapasitas yang sama. Ada periode ketika tim yang tersedia mampu menangani seluruh pekerjaan, tetapi ada juga kondisi ketika proyek baru, peningkatan transaksi, ekspansi bisnis, atau perubahan sistem membuat kebutuhan teknis meningkat dalam waktu relatif singkat.
Dalam situasi seperti ini, menambah karyawan permanen bukan satu-satunya pilihan.
Perusahaan dapat menggunakan IT outsourcing untuk menambah engineer sesuai kebutuhan, baik untuk periode tertentu maupun kebutuhan operasional yang lebih panjang. Pertanyaannya, kapan perusahaan benar-benar perlu mempertimbangkan model tersebut?
1. Ketika Backlog Pekerjaan IT Terus Bertambah
Salah satu indikator paling sederhana dapat dilihat dari backlog.
Ticket support terus bertambah, maintenance tertunda, development berjalan lebih lambat, atau tim mulai kesulitan menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Kondisi ini perlu diperhatikan karena backlog yang terlalu besar tidak hanya berdampak pada departemen IT.
Ketika perbaikan sistem tertunda, misalnya, departemen lain yang menggunakan sistem tersebut juga dapat mengalami hambatan. Begitu pula ketika pengembangan fitur penting tidak selesai sesuai jadwal.
Jika peningkatan workload berlangsung cukup lama, perusahaan perlu mengevaluasi apakah kapasitas engineer saat ini masih sesuai dengan kebutuhan.
2. Ketika Perusahaan Memulai Proyek dengan Kebutuhan Teknis Spesifik
Tidak semua proyek membutuhkan kompetensi yang sama.
Perusahaan mungkin memiliki tim IT internal yang cukup untuk menjalankan operasional sehari-hari, tetapi kemudian menjalankan proyek yang membutuhkan keahlian lebih spesifik.
Misalnya, perusahaan akan melakukan perubahan arsitektur jaringan, membangun aplikasi baru, melakukan integrasi sistem, atau menyiapkan data pipeline.
Dalam situasi tersebut, kebutuhan engineer dapat muncul hanya pada area tertentu.
Alih-alih membentuk tim baru untuk satu kebutuhan spesifik, perusahaan dapat menggunakan IT outsourcing untuk mendapatkan engineer yang sesuai dengan scope proyek tersebut.
3. Ketika Tim Internal Terlalu Banyak Menangani Pekerjaan Operasional
Tim IT yang terlalu sibuk dengan pekerjaan rutin sering kali tidak memiliki cukup waktu untuk mengerjakan improvement.
Sebagian besar waktu akhirnya digunakan untuk troubleshooting, maintenance, user request, konfigurasi perangkat, atau pekerjaan operasional lainnya.
Akibatnya, proyek yang seharusnya meningkatkan kapabilitas teknologi perusahaan justru terus tertunda.
Dalam kondisi ini, penambahan engineer melalui outsourcing dapat digunakan untuk membagi workload. Sebagian aktivitas operasional dapat didukung oleh resource tambahan sehingga tim internal memiliki ruang untuk mengerjakan prioritas yang lebih strategis.
4. Ketika Deadline Proyek Tidak Bisa Menunggu Rekrutmen
Proses mendapatkan karyawan baru membutuhkan waktu.
Mulai dari membuka posisi, screening kandidat, technical assessment, interview, negosiasi, hingga onboarding, semuanya harus dilalui sebelum engineer dapat mulai bekerja.
Masalah muncul ketika kebutuhan bisnis memiliki deadline yang lebih cepat daripada proses tersebut.
Contohnya, perusahaan harus melakukan deployment sistem dalam beberapa bulan, membuka lokasi baru pada tanggal tertentu, atau menyelesaikan development sebelum peluncuran produk.
IT outsourcing dapat menjadi pilihan ketika perusahaan membutuhkan tambahan kapasitas dalam timeline yang lebih cepat, tanpa harus menunggu seluruh proses perekrutan internal selesai.
5. Ketika Kebutuhan Engineer Bersifat Project-Based
Tidak semua kebutuhan teknologi bersifat permanen.
Sebuah perusahaan mungkin membutuhkan beberapa engineer selama implementasi sistem, tetapi setelah proyek selesai, kebutuhan tersebut dapat berkurang.
Jika langsung membentuk tim permanen berdasarkan peak workload, perusahaan berisiko memiliki kapasitas berlebih setelah proyek selesai.
Model outsourcing memberikan alternatif karena jumlah dan jenis resource dapat direncanakan berdasarkan scope serta durasi pekerjaan.
Dengan demikian, struktur tim dapat mengikuti kebutuhan aktual proyek.
6. Ketika Perusahaan Membutuhkan Kompetensi Engineer yang Berbeda
Istilah “engineer” mencakup banyak spesialisasi. Karena itu, menambah jumlah orang saja belum tentu menyelesaikan masalah.
Perusahaan perlu terlebih dahulu memahami kompetensi apa yang sebenarnya kurang.
Sebagai contoh, kebutuhan menjaga dan mengembangkan infrastruktur jaringan akan lebih relevan dengan Network Engineer. Pengembangan aplikasi dan platform digital membutuhkan Software Engineer, sementara kebutuhan membangun pipeline serta arsitektur pengolahan data dapat memerlukan Data Engineer.
Perbedaan ini penting karena setiap posisi memiliki fungsi dan kompetensi teknis yang berbeda.
Vendor IT outsourcing yang tepat seharusnya mampu memahami requirement tersebut sebelum merekomendasikan resource.
7. Ketika Operasional Bisnis Berkembang ke Lokasi Baru
Ekspansi tidak hanya meningkatkan kebutuhan dari sisi bisnis. Infrastruktur IT juga harus mengikuti.
Pembukaan kantor, warehouse, gerai, atau titik operasional baru dapat membutuhkan instalasi jaringan, deployment perangkat, konfigurasi sistem, hingga support setelah lokasi mulai beroperasi.
Tantangannya semakin besar ketika ekspansi dilakukan ke beberapa wilayah sekaligus.
Daripada memindahkan engineer dari kantor pusat setiap kali terdapat kebutuhan di lokasi baru, perusahaan dapat mempertimbangkan model outsourcing dengan coverage yang sesuai dengan wilayah operasionalnya.
Outsourcing Engineer Bukan Berarti Menggantikan Tim Internal
Salah satu kesalahpahaman mengenai IT outsourcing adalah anggapan bahwa vendor harus mengambil alih fungsi tim internal.
Pada praktiknya, model tersebut tidak selalu demikian.
Engineer outsourcing dapat ditempatkan untuk melengkapi kapasitas yang sudah dimiliki perusahaan.
Tim internal tetap memegang knowledge, governance, dan keputusan strategis. Sementara resource outsourcing dapat difokuskan pada scope tertentu sesuai kebutuhan.
Contohnya, tim internal dapat tetap mengendalikan architecture dan roadmap aplikasi, sementara Software Engineer tambahan membantu mempercepat development.
Model seperti ini membuat outsourcing berfungsi sebagai extension dari tim perusahaan, bukan sekadar pengganti tenaga kerja.
Apa yang Harus Ditentukan Sebelum Meminta Engineer?
Sebelum menghubungi vendor, perusahaan sebaiknya tidak hanya menyampaikan bahwa mereka “butuh engineer”.
Requirement yang lebih jelas akan membuat proses pemenuhan kebutuhan lebih tepat.
Beberapa hal yang perlu ditentukan antara lain jenis posisi, kompetensi teknis, pengalaman yang dibutuhkan, scope pekerjaan, durasi penempatan, lokasi kerja, serta target atau deliverables yang diharapkan.
Misalnya, kebutuhan “Network Engineer” masih cukup luas. Perusahaan dapat membutuhkan engineer untuk operasional jaringan harian, implementasi perangkat tertentu, monitoring, troubleshooting, atau rollout ke banyak lokasi.
Semakin jelas requirement sejak awal, semakin kecil kemungkinan terjadi mismatch saat engineer mulai bekerja.
KSPS untuk Kebutuhan Engineer Perusahaan
Ketika workload meningkat atau perusahaan membutuhkan kompetensi tertentu, KSPS dapat membantu memenuhi kebutuhan engineer melalui layanan IT outsourcing.
KSPS mendukung berbagai kebutuhan posisi IT, termasuk Network Engineer, Software Engineer, dan Data Engineer, yang dapat disesuaikan dengan requirement serta lingkungan teknologi perusahaan.
Kebutuhan tersebut dapat berasal dari berbagai kondisi, mulai dari penambahan kapasitas tim, project-based requirement, ekspansi lokasi, hingga dukungan operasional jangka panjang.
Dengan coverage penempatan di lebih dari 50 kota di Indonesia, KSPS juga dapat mendukung perusahaan yang membutuhkan resource di luar kantor pusat atau memiliki operasional yang tersebar di berbagai wilayah.
FAQ
Q : Apa yang dimaksud dengan outsourcing engineer?
Outsourcing engineer adalah model ketika perusahaan memperoleh dukungan engineer melalui penyedia layanan eksternal untuk menjalankan scope pekerjaan tertentu. Engineer dapat bekerja bersama tim internal berdasarkan kebutuhan, durasi, dan model penempatan yang telah disepakati.
Q : Kapan perusahaan sebaiknya menggunakan engineer outsourcing?
Engineer outsourcing dapat dipertimbangkan ketika workload meningkat, terdapat proyek dengan deadline tertentu, perusahaan membutuhkan kompetensi khusus, menjalankan ekspansi, atau membutuhkan tambahan kapasitas tanpa langsung menambah struktur permanen.
Q : Posisi engineer apa saja yang dapat dipenuhi melalui IT outsourcing?
Posisinya bergantung pada layanan vendor dan kebutuhan perusahaan. Untuk kebutuhan KSPS, beberapa posisi yang dapat didukung antara lain Network Engineer, Software Engineer, dan Data Engineer.
Q : Apakah engineer outsourcing hanya cocok untuk proyek sementara?
Tidak. Penggunaannya dapat bersifat project-based maupun untuk mendukung operasional dalam periode yang lebih panjang, tergantung kebutuhan dan model kerja sama yang digunakan perusahaan.
Q : Bagaimana menentukan engineer yang tepat untuk perusahaan?
Mulailah dari masalah atau pekerjaan yang perlu diselesaikan, kemudian tentukan kompetensi teknis, level pengalaman, scope pekerjaan, durasi, dan lokasi penempatan. Requirement tersebut dapat digunakan vendor untuk menentukan profil engineer yang paling relevan.
Keputusan menambah engineer sebaiknya tidak hanya didasarkan pada seberapa sibuk tim IT saat ini. Perusahaan perlu melihat jenis workload, kompetensi yang kurang, durasi kebutuhan, deadline, serta rencana bisnis yang akan datang.
Jika kebutuhan tersebut belum memerlukan pembentukan posisi permanen atau harus dipenuhi dalam waktu tertentu, IT outsourcing dapat menjadi salah satu model yang dipertimbangkan.
KSPS membantu perusahaan memenuhi kebutuhan Network Engineer, Software Engineer, Data Engineer, dan kebutuhan IT lainnya sesuai requirement operasional maupun proyek.
Jika perusahaan Anda sedang mengalami backlog, memulai proyek baru, atau membutuhkan engineer di lokasi tertentu, hubungi KSPS untuk mendiskusikan kebutuhan posisi, kompetensi, dan model penempatan yang sesuai.
