IT Outsourcing untuk Perusahaan Non-IT: Apa Saja Kebutuhan yang Bisa Dialihdayakan?

Teknologi saat ini menjadi bagian penting dalam hampir setiap aktivitas bisnis. Perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, retail, distribusi, keuangan, properti, hingga jasa tetap membutuhkan infrastruktur dan dukungan IT untuk menjalankan operasional sehari-hari.

Namun, perusahaan non-IT tidak selalu harus membangun departemen IT yang besar untuk memenuhi seluruh kebutuhan tersebut.

IT outsourcing untuk perusahaan non-IT memungkinkan perusahaan mendapatkan tenaga dan dukungan teknologi dari pihak eksternal sesuai kebutuhan, mulai dari IT support dan network hingga cloud, infrastructure, dan fungsi teknis lainnya.

Pertanyaannya, apa saja kebutuhan IT yang dapat dialihdayakan oleh perusahaan non-IT?

Apakah Perusahaan Non-IT Membutuhkan IT Outsourcing?

Ya.

Perusahaan tidak harus menjual produk atau layanan teknologi untuk membutuhkan tenaga IT. Selama kegiatan bisnis bergantung pada komputer, jaringan, aplikasi, server, cloud, sistem keamanan, atau infrastruktur digital, terdapat kebutuhan untuk memastikan teknologi tersebut dapat berjalan dengan baik.

Contohnya:

• Perusahaan manufaktur membutuhkan jaringan dan IT support di area produksi
• Perusahaan retail membutuhkan dukungan IT di banyak cabang
• Perusahaan distribusi membutuhkan sistem dan infrastruktur yang mendukung operasional
• Perusahaan jasa membutuhkan perangkat dan aplikasi untuk mendukung karyawan
• Perusahaan dengan banyak lokasi membutuhkan tenaga IT yang dapat memberikan support secara onsite

Dalam kondisi tertentu, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan tersebut melalui tim internal. Namun, ketika kebutuhan semakin luas atau perusahaan tidak memiliki kompetensi yang cukup, outsourcing IT dapat menjadi alternatif.

Mengapa Perusahaan Non-IT Memilih IT Outsourcing?

Ada beberapa kondisi yang dapat mendorong perusahaan non-IT menggunakan tenaga IT dari pihak eksternal.

1. Tidak Memiliki Tim IT yang Besar

Perusahaan dengan kebutuhan IT yang relatif terbatas mungkin tidak membutuhkan struktur IT internal yang besar.

Daripada merekrut berbagai posisi dengan spesialisasi berbeda, perusahaan dapat menggunakan tenaga eksternal untuk fungsi tertentu sesuai kebutuhan.

2. Kebutuhan IT Lebih Besar daripada Kapasitas Tim Internal

Perusahaan yang sudah memiliki tim IT juga dapat menggunakan outsourcing ketika volume pekerjaan meningkat.

Misalnya, ketika perusahaan membuka banyak cabang atau melakukan ekspansi, kebutuhan support terhadap perangkat, jaringan, dan pengguna juga ikut bertambah.

Dalam situasi tersebut, tenaga eksternal dapat berfungsi sebagai tambahan kapasitas bagi tim internal.

3. Membutuhkan Skill IT Tertentu

Tidak semua perusahaan memiliki seluruh keahlian IT di dalam organisasi.

Kebutuhan terhadap network, cloud, cybersecurity, data, atau DevOps misalnya, dapat muncul ketika perusahaan menjalankan proyek atau melakukan transformasi teknologi.

Jika kebutuhan tersebut bersifat spesifik, menggunakan tenaga dengan kompetensi terkait dari pihak eksternal dapat menjadi pilihan.

4. Memiliki Banyak Lokasi Operasional

Perusahaan dengan kantor atau lokasi operasional yang tersebar menghadapi tantangan berbeda dibanding perusahaan yang hanya memiliki satu lokasi.

Dukungan IT mungkin dibutuhkan di beberapa kota atau lokasi sekaligus.

IT outsourcing dapat membantu menyediakan tenaga sesuai kebutuhan lokasi dan model layanan yang telah ditentukan.

5. Ingin Fokus pada Bisnis Inti

Bagi perusahaan non-IT, teknologi biasanya berfungsi sebagai enabler untuk menjalankan bisnis, bukan sebagai produk utama yang dijual kepada pelanggan.

Karena itu, perusahaan dapat memilih untuk mempertahankan fungsi IT yang strategis di internal, sementara fungsi operasional tertentu ditangani oleh pihak eksternal.

Apa Saja Kebutuhan IT yang Bisa Dialihdayakan?

Tidak ada satu model outsourcing yang cocok untuk semua perusahaan. Fungsi yang dialihdayakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, skala, kompleksitas, dan kondisi internal perusahaan.

Beberapa fungsi yang umum dipertimbangkan antara lain:

Catatan: tidak semua fungsi tersebut harus dialihdayakan sekaligus. Perusahaan dapat memilih fungsi tertentu berdasarkan kebutuhan dan tingkat ketergantungan terhadap teknologi.

IT Outsourcing untuk Perusahaan Non-IT: Contoh Penerapannya

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh situasi.

Contoh 1: Perusahaan Manufaktur

Sebuah perusahaan manufaktur memiliki beberapa lokasi produksi. Operasionalnya membutuhkan jaringan, perangkat komputer, sistem digital, dan dukungan teknis untuk karyawan.

Perusahaan dapat mempertahankan IT management secara internal, tetapi menggunakan tenaga eksternal untuk IT support dan field support di lokasi tertentu.

Contoh 2: Perusahaan Retail

Perusahaan retail yang memiliki banyak cabang dapat menghadapi volume pekerjaan IT yang tinggi karena jumlah perangkat dan lokasi yang banyak.

Daripada menempatkan tim IT yang besar di setiap cabang, perusahaan dapat menggunakan IT outsourcing untuk membantu kebutuhan support di lapangan.

Contoh 3: Perusahaan yang Sedang Migrasi ke Cloud

Perusahaan non-IT yang sedang memindahkan sebagian sistem ke cloud mungkin belum memiliki Cloud Engineer internal.

Tenaga eksternal dengan kompetensi cloud dapat digunakan untuk mendukung proyek atau kebutuhan operasional tertentu.

Contoh 4: Perusahaan yang Sedang Ekspansi

Saat membuka kantor atau lokasi baru, perusahaan membutuhkan kesiapan infrastruktur IT sebelum operasional berjalan.

Tenaga eksternal dapat membantu pekerjaan seperti deployment perangkat, konfigurasi jaringan, instalasi, dan support awal di lokasi baru.

Apakah IT Outsourcing Berarti Tidak Perlu Tim IT Internal?

Tidak.

IT outsourcing dan tim IT internal dapat berjalan secara bersamaan.

Perusahaan dapat menentukan fungsi mana yang membutuhkan ownership internal dan fungsi mana yang dapat didukung oleh pihak eksternal.

Contohnya:

Model tersebut dikenal sebagai pendekatan hybrid, yaitu perusahaan tetap memiliki kontrol terhadap fungsi strategis tetapi menggunakan tenaga eksternal untuk kebutuhan operasional atau spesialis tertentu.

Apa Manfaat IT Outsourcing bagi Perusahaan Non-IT?

1. Mendapatkan akses ke kompetensi yang dibutuhkan

Perusahaan dapat mencari tenaga berdasarkan kebutuhan kompetensi tertentu tanpa harus membangun seluruh keahlian tersebut dari awal.

2. Lebih fleksibel terhadap perubahan kebutuhan

Kebutuhan IT perusahaan dapat berubah mengikuti ekspansi, proyek, dan perkembangan teknologi. Model outsourcing dapat memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan kapasitas tenaga.

3. Membantu memperluas coverage IT

Untuk perusahaan dengan banyak lokasi, tenaga eksternal dapat membantu memenuhi kebutuhan support di area yang tidak mudah dijangkau oleh tim internal.

4. Tim internal dapat lebih fokus

Ketika pekerjaan operasional tertentu ditangani oleh tenaga eksternal, tim internal dapat lebih fokus pada perencanaan, governance, dan kebutuhan teknologi yang bersifat strategis.

5. Mendukung proyek dengan kebutuhan spesifik

Perusahaan dapat menggunakan tenaga dengan kompetensi tertentu ketika menjalankan proyek yang membutuhkan skill yang belum tersedia secara internal.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Menggunakan IT Outsourcing?

Sebelum memutuskan menggunakan jasa IT outsourcing, perusahaan sebaiknya tidak langsung menentukan jumlah tenaga.

Mulailah dengan memahami kebutuhan.

1. Identifikasi fungsi yang ingin dialihdayakan

Tentukan apakah perusahaan membutuhkan IT support, helpdesk, network, cloud, field support, atau fungsi lainnya.

2. Tentukan level kompetensi

Kebutuhan seorang IT Support tentu berbeda dengan Network Engineer, Cloud Engineer, atau DevOps Engineer.

Karena itu, job scope dan kompetensi harus ditentukan dengan jelas.

3. Tentukan lokasi dan coverage

Apakah tenaga bekerja onsite, remote, atau hybrid?

Apakah membutuhkan support di satu lokasi atau beberapa kota?

4. Tentukan SLA

SLA diperlukan untuk menetapkan ekspektasi layanan, termasuk respons dan penyelesaian pekerjaan sesuai kebutuhan perusahaan.

5. Tentukan pembagian tanggung jawab

Perusahaan dan provider perlu memiliki pemahaman yang jelas mengenai siapa yang bertanggung jawab atas setiap fungsi.

6. Pertimbangkan keamanan

Semakin besar akses tenaga eksternal terhadap sistem dan data perusahaan, semakin penting pengaturan akses, keamanan, dan prosedur kerja.

Bagaimana Memilih Vendor IT Outsourcing untuk Perusahaan Non-IT?

Provider IT outsourcing sebaiknya tidak dinilai hanya berdasarkan jumlah tenaga yang ditawarkan.

Beberapa hal yang perlu diperiksa adalah:

1. Kompetensi talent

Apakah provider memiliki tenaga dengan skill yang benar-benar sesuai?

2. Coverage layanan

Apakah provider mampu memenuhi kebutuhan onsite, remote, atau multi-location?

3. Pengalaman

Apakah provider memiliki pengalaman menangani kebutuhan IT di lingkungan bisnis yang serupa?

4. SLA dan monitoring

Bagaimana performa tenaga akan diukur?

5. Skalabilitas

Apakah provider dapat membantu ketika kebutuhan perusahaan bertambah?

6. Pengelolaan tenaga

Bagaimana proses pengelolaan dan koordinasi tenaga dilakukan?

Bagaimana KSPS Mendukung Kebutuhan IT Perusahaan Non-IT?

Sebagai penyedia IT Outsourcing, KSPS dapat mendukung perusahaan yang membutuhkan tenaga IT sesuai fungsi dan kompetensi yang diperlukan.

Kebutuhan tersebut dapat mencakup berbagai role seperti:

• IT Support
• IT Helpdesk
• Network Engineer
• Cloud Engineer
• DevOps Engineer
• Data Engineer
• System Analyst
• Field Engineer
• dan tenaga IT lainnya sesuai kebutuhan

Dengan pendekatan berbasis kebutuhan, perusahaan non-IT tidak harus membangun seluruh fungsi IT secara internal. Sebaliknya, fungsi strategis dapat tetap dikelola perusahaan sementara kebutuhan tenaga atau kompetensi tertentu dapat didukung oleh pihak eksternal.

Kapan Perusahaan Non-IT Sebaiknya Mempertimbangkan IT Outsourcing?

Secara sederhana, IT outsourcing layak dipertimbangkan ketika kebutuhan teknologi perusahaan sudah berkembang tetapi kapasitas atau kompetensi internal belum mampu memenuhi seluruh kebutuhan tersebut secara optimal.

Beberapa indikatornya:

• Jumlah pengguna dan perangkat terus bertambah
• Perusahaan memiliki banyak lokasi
• Tim IT internal mulai kewalahan
• Perusahaan membutuhkan skill IT tertentu
• Sedang menjalankan proyek teknologi
• Membutuhkan support dengan coverage tertentu
• Sedang melakukan ekspansi
• Atau ingin memisahkan pekerjaan IT operasional dan strategis

Namun, keputusan akhir tetap harus didasarkan pada kebutuhan dan model operasional perusahaan, bukan sekadar mengikuti tren outsourcing.

Kesimpulan

Perusahaan non-IT tetap membutuhkan teknologi untuk menjalankan bisnis, tetapi tidak selalu harus membangun seluruh fungsi IT di dalam organisasi.

Melalui IT outsourcing, perusahaan dapat mengalihdayakan fungsi tertentu seperti IT support, helpdesk, field support, network, cloud, atau tenaga IT spesialis sesuai kebutuhan.

Model yang digunakan juga tidak harus sepenuhnya outsourcing. Pendekatan hybrid memungkinkan perusahaan mempertahankan fungsi strategis di internal sambil menggunakan tenaga eksternal untuk kebutuhan operasional atau kompetensi tertentu.

Kunci keberhasilannya adalah menentukan fungsi, kompetensi, lokasi, coverage, SLA, dan tanggung jawab dengan jelas sejak awal.

FAQ

Apakah perusahaan non-IT membutuhkan IT outsourcing?

Ya. Perusahaan non-IT tetap membutuhkan teknologi untuk mendukung operasional, sehingga IT outsourcing dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan support, infrastructure, network, cloud, maupun tenaga spesialis tertentu.

Apa saja fungsi IT yang bisa dialihdayakan?

Fungsi yang dapat dialihdayakan antara lain IT support, IT helpdesk, field support, network support, cloud, infrastructure, security, data, dan DevOps, tergantung kebutuhan perusahaan.

Apakah perusahaan harus memiliki tim IT internal sebelum menggunakan outsourcing?

Tidak. Perusahaan dapat menggunakan outsourcing sebagai sumber dukungan IT eksternal, baik sebagai pengganti fungsi tertentu maupun sebagai pelengkap tim internal.

Apakah IT outsourcing cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang?

Bisa. Perusahaan dengan banyak lokasi dapat menggunakan outsourcing untuk membantu menyediakan dukungan IT di berbagai lokasi sesuai coverage yang dibutuhkan.

Apa perbedaan IT outsourcing dan merekrut IT internal?

IT outsourcing menggunakan tenaga atau layanan dari pihak eksternal, sedangkan perekrutan internal menempatkan tenaga tersebut sebagai bagian dari organisasi perusahaan. Pilihannya bergantung pada kebutuhan kontrol, kompetensi, fleksibilitas, dan model operasional perusahaan.