Skill Gap di Perusahaan: Bagaimana Mengidentifikasi dan Mengatasi Kesenjangan Kompetensi?

Perusahaan bisa saja memiliki jumlah karyawan yang cukup, tetapi tetap mengalami kesulitan dalam menjalankan strategi bisnis.

Salah satu penyebabnya adalah skill gap atau kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki workforce saat ini dengan kompetensi yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan.

Contohnya, perusahaan mulai mengadopsi teknologi cloud.

Jumlah tenaga kerja mungkin tidak berubah, tetapi kebutuhan kompetensinya berubah.

Perusahaan kini membutuhkan kemampuan seperti:

• Cloud computing
• Cloud infrastructure
• DevOps
• Cybersecurity
• Data engineering
• Atau kemampuan teknologi lainnya

Jika kompetensi tersebut belum tersedia secara memadai di dalam organisasi, perusahaan menghadapi skill gap.

Pertanyaannya kemudian:

Bagaimana perusahaan mengetahui skill gap yang sebenarnya terjadi dan menentukan cara mengatasinya?

Apa Itu Skill Gap?

Skill gap adalah kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki individu atau workforce saat ini dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan atau mencapai tujuan organisasi.

Secara sederhana:

Skill Gap = Required Skills − Existing Skills

Misalnya perusahaan membutuhkan 10 orang dengan kompetensi tertentu, tetapi saat ini hanya memiliki 6 orang yang memenuhi kebutuhan tersebut.

Maka terdapat gap pada:

• Jumlah tenaga ahli
• Kompetensi
• Atau keduanya

Skill gap tidak selalu berarti karyawan tidak memiliki kemampuan.

Dalam banyak kasus, seseorang mungkin memiliki kompetensi dasar, tetapi belum mencapai tingkat kemampuan yang dibutuhkan untuk suatu posisi atau tanggung jawab tertentu.

Mengapa Skill Gap Perlu Diperhatikan?

Skill gap dapat memengaruhi kemampuan perusahaan dalam menjalankan strategi.

Ketika kompetensi yang dibutuhkan tidak tersedia, beberapa dampak dapat muncul.

1. Proyek berjalan lebih lambat

Pekerjaan tertentu mungkin membutuhkan waktu lebih lama karena perusahaan kekurangan tenaga dengan kompetensi spesifik.

2. Beban kerja meningkat

Karyawan yang memiliki kompetensi tertentu dapat menjadi terlalu bergantung pada tugas yang seharusnya dapat dibagi ke lebih banyak tenaga kerja.

3. Recruitment menjadi lebih sulit

Jika skill yang dibutuhkan bersifat spesifik, perusahaan mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan kandidat yang sesuai.

4. Transformasi bisnis terhambat

Strategi baru membutuhkan kompetensi baru.

Jika capability workforce belum mengikuti perubahan strategi, implementasi dapat menjadi lebih sulit.

5. Risiko ketergantungan pada individu

Jika hanya satu atau dua orang yang menguasai skill tertentu, perusahaan dapat memiliki ketergantungan yang tinggi terhadap individu tersebut.

Apa Penyebab Skill Gap di Perusahaan?

Skill gap dapat muncul karena berbagai perubahan di dalam maupun di luar organisasi.

1. Perubahan Teknologi

Teknologi berkembang lebih cepat dibandingkan kemampuan workforce untuk beradaptasi.

Contohnya:

Perusahaan mulai menggunakan cloud infrastructure, tetapi sebagian besar tim IT masih terbiasa mengelola infrastructure on-premise.

2. Perubahan Strategi Bisnis

Strategi baru dapat menciptakan kebutuhan kompetensi baru.

Misalnya perusahaan ingin mengembangkan digital product.

Kebutuhannya mungkin mencakup:

• Software development
• Product management
• Data
• Cloud
• Cybersecurity
• Dan digital marketing

Jika capability tersebut belum tersedia, perusahaan memiliki gap yang perlu ditangani.

3. Perubahan Peran Pekerjaan

Peran yang sama dapat mengalami perubahan karena penggunaan teknologi atau perubahan proses bisnis.

Job description yang dibuat beberapa tahun lalu belum tentu sepenuhnya menggambarkan kompetensi yang dibutuhkan saat ini.

4. Pertumbuhan Perusahaan

Ketika perusahaan berkembang, kebutuhan talent juga berubah.

Perusahaan yang sebelumnya hanya membutuhkan beberapa tenaga IT mungkin membutuhkan lebih banyak spesialis ketika jumlah pengguna, lokasi, sistem, atau workload meningkat.

5. Perubahan Workforce

Skill gap juga dapat muncul karena:

• Employee turnover
• Retirement
• Internal mobility
• Promosi
• Tau perubahan struktur organisasi

Ketika seseorang meninggalkan posisi tertentu, kompetensi yang dimilikinya juga dapat ikut hilang dari organisasi.

Skill Gap Tidak Hanya Berkaitan dengan Jumlah Karyawan

Ini merupakan hal yang penting.

Perusahaan bisa memiliki:

100 karyawan

tetapi tetap mengalami skill gap.

Sebaliknya, perusahaan dengan jumlah workforce yang lebih kecil dapat memiliki capability yang cukup apabila kompetensi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Karena itu, analisis workforce sebaiknya tidak hanya bertanya:

“Berapa orang yang kita punya?”

Tetapi juga:

“Kompetensi apa yang kita punya dan apakah kompetensi tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis?”

Bagaimana Cara Mengidentifikasi Skill Gap?

Identifikasi skill gap dapat dilakukan dengan membandingkan kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang tersedia.

Secara sederhana, prosesnya dapat dilakukan melalui beberapa tahap.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Mulai dari strategi dan kebutuhan perusahaan.

Misalnya:

Perusahaan ingin melakukan migrasi infrastructure ke cloud dalam 12 bulan ke depan.

Dari sini perusahaan dapat menentukan kompetensi apa yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi tersebut.

2. Tentukan Required Skills

Setelah kebutuhan bisnis diketahui, tentukan kompetensi yang diperlukan.

Untuk proyek cloud, misalnya:

• Cloud architecture
• Cloud infrastructure
• Security
• Automation
• DevOps
• Monitoring

Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh kompetensi tersebut dalam jumlah yang sama.

Kebutuhan harus disesuaikan dengan scope pekerjaan.

3. Petakan Existing Skills

Selanjutnya perusahaan perlu memahami kompetensi yang saat ini tersedia.

Informasi dapat diperoleh melalui:

• Employee assessment
• Performance data
• Competency assessment
• Sertifikasi
• Pengalaman kerja
• Atau data workforce lainnya

Hasilnya dapat menunjukkan kemampuan yang sudah tersedia di dalam organisasi.

4. Bandingkan Keduanya

Setelah required skills dan existing skills tersedia, perusahaan dapat melakukan gap analysis.

Contohnya:

Dari tabel tersebut, perusahaan dapat melihat bahwa tidak semua kompetensi mengalami gap.

Artinya, intervensi dapat difokuskan pada area yang memang memiliki kesenjangan.

Bagaimana Menentukan Prioritas Skill Gap?

Tidak semua skill gap memiliki tingkat urgensi yang sama.

Perusahaan dapat mempertimbangkan beberapa faktor.

1. Dampak terhadap bisnis

Apakah skill tersebut berhubungan langsung dengan proses atau target bisnis yang penting?

2. Tingkat urgensi

Apakah kompetensi tersebut dibutuhkan sekarang atau baru dibutuhkan beberapa tahun ke depan?

3. Tingkat kesulitan memperoleh talent

Apakah kompetensi tersebut mudah ditemukan di pasar tenaga kerja?

4. Jumlah workforce yang tersedia

Apakah gap hanya terjadi pada satu posisi atau terjadi pada banyak posisi?

5. Risiko operasional

Apa yang terjadi apabila perusahaan tidak segera menutup gap tersebut?

Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat membedakan antara:

Skill gap yang perlu segera ditangani

dan

Skill gap yang masih dapat dikembangkan secara bertahap.

Bagaimana Cara Mengatasi Skill Gap?

Setelah gap ditemukan, perusahaan memiliki beberapa pilihan.

Tidak semua skill gap harus diselesaikan melalui recruitment.

1. Upskilling

Upskilling dilakukan dengan meningkatkan kemampuan karyawan dalam bidang yang masih berkaitan dengan pekerjaan mereka.

Contohnya:

IT Support mempelajari cloud infrastructure untuk memperluas kemampuan teknisnya.

2. Reskilling

Reskilling dilakukan ketika karyawan perlu mempelajari kompetensi baru untuk menjalankan peran yang berbeda.

Misalnya:

Karyawan dengan background tertentu dikembangkan untuk mengisi kebutuhan posisi baru setelah melalui proses assessment dan development yang sesuai.

3. Internal Mobility

Jika kompetensi sebenarnya sudah tersedia di organisasi, perusahaan dapat mempertimbangkan perpindahan atau penempatan internal.

Pendekatan ini dapat membantu perusahaan memanfaatkan talent yang sudah dimiliki.

4. Recruitment

Recruitment dapat dipertimbangkan apabila:

• Kompetensi belum tersedia
• Gap cukup besar
• Kebutuhan bersifat jangka panjang
• Atau perusahaan membutuhkan talent dengan pengalaman tertentu

5. Outsourcing atau External Talent

Tidak semua kompetensi harus dibangun sepenuhnya dari internal workforce.

Untuk kebutuhan tertentu, perusahaan dapat menggunakan tenaga eksternal seperti:

• IT outsourcing
• Specialist outsourcing
• Staff augmentation
• Atau model external workforce lainnya

Pendekatan ini dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan kompetensi tertentu tanpa harus langsung membangun capability tersebut secara penuh di internal.

Skill Gap: Build, Buy, atau Borrow?

Dalam menentukan cara menutup skill gap, perusahaan dapat mempertimbangkan tiga pendekatan sederhana:

1. Build

Mengembangkan kompetensi dari workforce yang sudah dimiliki.

Contoh:

Upskilling atau reskilling.

2. Buy

Mencari kompetensi dari pasar tenaga kerja melalui recruitment.

Contoh:

Merekrut Cloud Engineer baru.

3. Borrow

Mengakses kompetensi dari pihak eksternal.

Contoh:

Menggunakan IT outsourcing atau specialist external workforce untuk kebutuhan tertentu.

Ketiganya tidak harus dipilih secara eksklusif.

Perusahaan dapat menggunakan kombinasi ketiganya berdasarkan kebutuhan dan horizon waktu.

Contoh: Skill Gap pada Tim IT

Misalnya sebuah perusahaan ingin meningkatkan kemampuan cloud infrastructure.

Setelah melakukan assessment, perusahaan menemukan:

• Kebutuhan: 5 Cloud Engineer
• Existing: 2 Cloud Engineer
• Gap: 3 Cloud Engineer

Namun, perusahaan juga menemukan bahwa terdapat beberapa IT Engineer yang memiliki dasar cloud tetapi belum memiliki kompetensi yang cukup untuk menjalankan tanggung jawab Cloud Engineer secara penuh.

Maka perusahaan memiliki beberapa opsi.

Jangka pendek:

Menggunakan external Cloud Engineer untuk memenuhi kebutuhan proyek.

Jangka menengah:

Melakukan upskilling terhadap IT Engineer yang memiliki potensi.

Jangka panjang:

Membangun internal cloud capability melalui recruitment dan development.

Dengan demikian, solusi tidak harus berupa satu pilihan saja.

Apa Hubungan Skill Gap dengan Talent Mapping?

Skill gap dan talent mapping memiliki hubungan yang erat, tetapi keduanya bukan hal yang sama.

Talent Mapping berfokus pada pemetaan kondisi talent berdasarkan faktor seperti performance, potential, competency, dan readiness sesuai kerangka yang digunakan perusahaan.

Sementara itu, Skill Gap Analysis berfokus pada kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang tersedia.

Sederhananya:

Talent Mapping

“Talent yang kita miliki berada di posisi mana?”

Skill Gap Analysis

“Kompetensi apa yang kita miliki dan kompetensi apa yang masih kurang?”

Keduanya dapat digunakan secara bersama-sama untuk membantu perusahaan memahami capability workforce.

Apa Hubungan Skill Gap dengan Strategic Workforce Planning?

Strategic Workforce Planning melihat kebutuhan workforce dalam konteks strategi bisnis dan kebutuhan masa depan.

Skill gap dapat menjadi salah satu input penting dalam proses tersebut.

Misalnya:

Strategi bisnis

→ Ekspansi layanan digital

↓

Future workforce needs

→ Cloud Engineer, Data Engineer, Cybersecurity

↓

Existing workforce

→ Sebagian kompetensi tersedia

↓

Skill gap

→ Beberapa kompetensi dan jumlah tenaga masih kurang

↓

Workforce strategy

→ Upskilling + recruitment + external talent

Dengan demikian, skill gap bukan hanya masalah HR.

Ia dapat menjadi bagian dari perencanaan workforce untuk mendukung strategi bisnis.

Bagaimana Mengetahui Apakah Skill Gap Sudah Berhasil Ditutup?

Perusahaan perlu menentukan indikator yang sesuai dengan gap yang ingin diselesaikan.

Misalnya, jika masalahnya adalah kekurangan Cloud Engineer, indikatornya dapat berupa:

• Jumlah posisi yang terpenuhi
• Competency level
• Waktu pemenuhan kebutuhan
• Kemampuan menjalankan workload
• Atau pencapaian proyek

Jika pendekatannya adalah upskilling, perusahaan dapat melihat:

• Completion training
• Hasil assessment
• Competency level sebelum dan sesudah development
• Serta penerapan skill dalam pekerjaan

Artinya, keberhasilan tidak cukup diukur dari:

“Sudah mengikuti training.”

Yang lebih penting adalah:

“Apakah kompetensi yang dibutuhkan benar-benar sudah tersedia dan dapat digunakan?”

Skill Gap Perlu Dilihat sebagai Masalah Capability

Skill gap bukan sekadar masalah kekurangan karyawan.

Masalah sebenarnya dapat berada pada capability organisasi.

Perusahaan perlu memahami:

• Skill apa yang tersedia
• Skill apa yang dibutuhkan
• Berapa besar gap
• Kapan skill tersebut dibutuhkan
• Dan bagaimana cara paling sesuai untuk menutupnya

Dari sana, perusahaan dapat menentukan apakah kebutuhan tersebut lebih tepat ditangani melalui development, recruitment, internal mobility, outsourcing, atau kombinasi beberapa pendekatan.

Kesimpulan

Skill gap di perusahaan terjadi ketika terdapat kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki workforce dengan kompetensi yang dibutuhkan organisasi.

Kesenjangan tersebut dapat muncul karena perubahan teknologi, strategi bisnis, pertumbuhan perusahaan, perubahan pekerjaan, maupun perubahan workforce.

Untuk mengidentifikasinya, perusahaan dapat membandingkan:

Required Skills vs Existing Skills

Setelah gap ditemukan, perusahaan dapat menentukan pendekatan yang sesuai, seperti:

• Upskilling
• Reskilling
• Internal mobility
• Recruitment
• Atau external talent

Yang terpenting, keputusan tersebut sebaiknya tidak hanya didasarkan pada jumlah tenaga kerja, tetapi juga pada kompetensi, tingkat kebutuhan, urgensi, dan dampaknya terhadap bisnis.

Dengan pendekatan yang terstruktur, Skill Gap Analysis dapat membantu perusahaan memastikan bahwa workforce yang dimiliki tidak hanya cukup secara jumlah, tetapi juga memiliki capability yang relevan dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.

FAQ

Apa itu skill gap di perusahaan?

Skill gap adalah kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki workforce saat ini dengan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan pekerjaan atau mencapai tujuan bisnis.

Apa penyebab skill gap?

Skill gap dapat disebabkan oleh perubahan teknologi, perubahan strategi bisnis, pertumbuhan perusahaan, perubahan kebutuhan pekerjaan, employee turnover, maupun perubahan struktur workforce.

Bagaimana cara mengidentifikasi skill gap?

Perusahaan dapat mengidentifikasi skill gap dengan menentukan kompetensi yang dibutuhkan, memetakan kompetensi yang tersedia, kemudian membandingkan keduanya untuk menemukan kesenjangan.

Bagaimana cara mengatasi skill gap?

Beberapa pendekatan yang dapat digunakan antara lain upskilling, reskilling, internal mobility, recruitment, dan penggunaan external talent seperti outsourcing atau staff augmentation.

Apakah skill gap sama dengan kekurangan karyawan?

Tidak. Skill gap berkaitan dengan kesenjangan kompetensi. Perusahaan dapat memiliki jumlah karyawan yang cukup tetapi tetap mengalami skill gap apabila kompetensi yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan.

Apa hubungan skill gap dengan workforce planning?

Skill gap dapat menjadi salah satu input dalam workforce planning karena membantu perusahaan memahami kompetensi yang tersedia dan kompetensi yang masih dibutuhkan untuk mendukung strategi bisnis.